Forberede den foreløbige udtrækning af kursisterVinduet Udtræk kursister til eksamen (gl. bekendtgørelse)
Dette vindue anvendes til at understøtte følgende arbejdsopgaver:
Forberede den foreløbige udtrækning af kursister
Gennemføre den foreløbige udtrækning af kursister
Kontroller resultatet af den foreløbige udtrækning af kursister
Annullere den foreløbige udtrækning af kursister
Gennemføre den endelige udtrækning af kursister
Vinduet indeholder en total oversigt over samtlige studenterkursus kursister, der er tilmeldt den kommende eksamenstermin. Vinduet kan til enhver tid anvendes til en kontrol af hvilke kursister, der er tilmeldt den kommende eksamen, hvilke fag de er tilmeldt samt hvilke gennemført prøver, der pt. er registreret som medtællende. Det er dog ikke muligt at gennemføre udtrækning af kursister til eksamen før eksamensudmeldingen fra GIA er indlæst i systemet.
Kursisterne er inddelt i kategorier:
2. kursusklasse sproglig
2. kursusklasse matematisk
som vises i hver sin fane i vinduet.
Uddataområder
K.nr.: Kursistens kursistnummer
Efternavn: Kursistens efternavn
Fornavn: Kursistens fornavn
SH: Kursistens stamhold
Alg.: Den algoritme som vil blive anvendt til udtrækning af prøver for den pågældende kursist. Dette er en oplysning som kommer som en del af eksamensudmeldingen fra GIA og kan antage værdier '2gA' og '3gA'.
Værdien '2gA' angiver, at GIA har antaget at kursisten afslutter 1. kursusklasse mens værdien '3gA' angiver, at kursisten afslutter 2. kursusklasse.
Tilmeldte fag: De fag hvori kursisten er tilmeldt mundtlig eksamen til den kommende eksamenstermin. Fagene optræder under den officielle forkortelse formatteret således, at fag på obligatorisk niveau vises med små bogstaver (f.eks. 'fr'), valgfag på mellemniveau vises med stort første bogstav (f.eks. 'Fr') og valgfag på højt niveau vises med ene store bogstaver (f.eks. 'FR').
Til udtrækning 2. periode
De fag kursisten kan udtrækkes i i 2. periode i henhold til eksamensudmeldingen fra GIA. Fagene vises i den prioriterede rækkefølge hvorefter udtrækningen skal foretages.
Til udtrækning 1. periode
De fag kursisten kan udtrækkes i i 1. periode i henhold til eksamensudmeldingen fra GIA. Fagene vises i den prioriterede rækkefølge hvorefter udtrækningen skal foretages.
Medtællende prøver: De fag som kursisten har gennemført eksamen i (skriftlig såvel som mundtlig), der er markeret som medtællende blandt de minimum 10 prøver, den fulde studentereksamen omfatter.
Udtrukne prøver: De fag kursisten er udtrukket til eksamen i. Denne oplysning optræder først når funktionen 'Udtrækning af kursister til eksamen' er gennemført.
Bortfaldne prøver: De eksaminer der er bortfaldet som følge af den endelige eksamensudtrækning.
I oversigterne fremstår kursister med for mange eksaminer med rødt og kursister med for få eksaminer med blåt, mens kursister, der er udtrukket til det "normale" antal eksaminer, vises med sort. Kursister, der er udtrukket til 5 eller flere eksaminer, være markeret med rødt, mens kursister, der er udtrukket til 2 eller færre eksaminer, vil være markeret med blåt.
Fra oversigten kan der navigeres direkte til kursistens stamvindue ved at dobbeltklikke på den pågælde kursist og via popup menuen for den valgte kursist, kan der navigeres til oversigten over kursistens eksamensmoduler, til kursistens karakterprotokol og til statusvinduet for kursistens fulde eksamensbevis.
Fra oversigten over kursistens eksamensmoduler er der mulighed for manuelt at redigere markeringen for, om kursisten er udtrukket til eksamen eller ej. Hvis denne markering ajourføres manuelt, skal du opfriske vinduet med kursister til udtrækning før ændringen bliver afspejlet i oversigten.
Funktioner
Udtræk kursister: Gennemfører en foreløbig udtrækning af kursister til eksamen.
Udtrækning af kursister til eksamen gennemføres således, at kursisterne udtrækkes i et antal fag, så antallet af tilmeldinger til skriflige eksaminer plus antallet af udtrukne fag plus antallet af medtællende prøver er mindst 10. Det er derfor essentielt at der er gennemført en kontrol af hver enkelt kursists medtællende prøver, inden udtrækningen gennemføres.
Når udtrækningen er gennemført vil samtlige kursisters eksamenstilmeldinger være markeret med ‘udtrukket = J’ eller ‘udtrukket = ‘N’ og kolonnen ‘Udtrukne prøver’ vil indeholde de fag, som kursisten skal til eksamen i.
Grunden til at denne procedure kaldes for en "foreløbig" udtrækning er dels at det på dette tidspunkt er muligt at annullere udtrækning og dels, at det endnu ikke må offentliggøres hvilke fag kursisterne skal til eksamen i. I LUDUS vil den endelige udtrækning slette eksamenstilmeldinger i fag kursisterne ikke skal op i og i stedet oprette en tilsvarende karakter med værdien ‘BO’ (for bortfaldet). Hvis eksamenstilmeldingerne blev slettet på det tidspunkt, hvor den foreløbige udtrækning blev gennemført, vil resultatet af denne indirekte blive offentliggjort i form af, at kursisterne ikke længere ville figurere på f.eks. listerne over tilmeldte til eksamen i de enkelte fag.
Annuller udtrækning: Når den foreløbige udtrækning er gennemført vil fanerne i vinduet vise en status for hver enkelt kursist i form af farvemarkeringerne rød, blå og sort. Kursister markeret med sort vil med stor sandsynlighed være korrekt udtrukket til eksamen, mens kursister markeret med rød eller blå, vil med stor sandsynlighed være udtrukket i et forkert antal fag.
Hvis resultatet af udtrækningen er nogenlunde tilfredsstillende, kan de udtrukne prøver justeres manuelt for hver enkelt kursist, mens et stort antal fejludtrukne kursister kan kræve justering af medtællende prøver og en fornyet udtrækning. Dette kan gennemføres med funktionen: ‘Annuller udtrækning’.
Generer bortfaldne karakterer (Gennemfør endelig udtrækning)
Den foreløbige udtrækning gøres permanent ved at slette eksamenstilmeldinger til de fag, den enkelte kursist ikke er udtrukket og i stedet oprette en karakter i samme fag med værdien 'BO'. Bortfaldne karakterer markeres med Medtages = 'X' og Medtællende = ' '. Hvis kursisten er tilmeldt eksamen i fag, der ligger ud over den uddannelse kursisten tilmeldt (angives indirekte via kursistens aktuelle kursisttype), vil tilmeldingerne til disse "ekstra" fag ikke blive berørt af funktionen 'Generer bortfaldne karaterer'.
Når funktionen er gennemført vil fanerne i vinduet være opdateret således, at de slettede eksamenstilmeldinger er fjernet fra kolonnen 'Tilmeldte fag' og de oprettede (bortfaldne) karakterer fremgår af kolonnen 'Bortfaldne karakterer'. Hvis kursisten er tilmeldt eksamen i "ekstra" fag, vil disse fag fortsat optræde i kolonnen 'Tilmeldte fag', når funktionen er gennemført.
Da denne funktion sletter eksamentilmeldinger i de fag, der ikke er udtrukket til eksamen, vil det være mest hensigtsmæssigt at vente med at udføre funktionen, til alle kursister har fået besked om de skal til eksamen på særlige vilkår. Når kursisterne har fået besked og systemet er blevet opdateret med markering for eksamen på særlige vilkår for de relevante kursister, kan der udføres en fornyet udtrækning af kursister (hvor kursister på særlige vilkår vil blive udtrukket til eksamen i disse fag) og derefter en generering af bortfaldne karakterer.
Eksportér til HTML: Eksporterer listens indhold til en HTML eller CSV-fil. Du bliver bedt om at vælge en folder, hvor filen skal placeres. HTML filer kan åbnes fra en browser og udskrives til en printer eller eksporteres videre til f.eks. Excel. En CSV-fil er en kommasepareret tekstfil, som kan åbnes fra Excel.
Sortér liste: Du kan sortere indholdet i listen på to måder: ved at højreklikke på en kolonneoverskrift sorteres listen på indholdet af denne kolonne. Hvis du vil sortere listens indhold på flere kolonner, skal du først organisere kolonnerne således, at disse optræder i den sorteringsrækkefølge du ønsker. Herefter vælger du funktioner 'Sorter liste'.
Forberedelse af den foreløbige udtrækning
Inden den foreløbige udtrækning af kursister gennemføres, kan vinduet anvendes til at kontrollere om der for alle kursister er en fornuftig sammenhæng mellem ‘Tilmeldte fag’ og ‘Medtællende prøver’. En kursist kan selvsagt kun udtrækkes til eksamen i fag vedkommende er tilmeldt eksamen i, så hvis der optræder færre fag end foventeligt blandt ‘Tilmeldte fag’, kan der opstår en situation, hvor kursisten ikke kan nå op på de krævede 10 eksaminer - med mindre vedkommende allerede har aflagt eksamen i et tilstrækkeligt stor antal fag.
De medtællende karakterer udgøres alene af de karakterer, som er markeret som værende medtællende blandt de 10 eksaminer, der skal indgå på det fulde bevis. Denne markering sættes manuelt, enten i forbindelse med registrering af karateren eller ved en efterfølgende justering af hvilke karakterer, der skal medtælle. F.eks. skal karakterer opnået i fag hvor kursisten går til eksamen på særlige vilkår generelt ikke tælle med blandt de 10 krævede prøver, med mindre faget er blandt de fag, som kursisten er blevet udtrukket i.
Hvis eksamensudmeldingen fra GIA er indlæst, vil det endvidere fremgå hvilke fag kursisten kan blive udtrukket i samt den rækkefølge, hvori fagene vil blive udtrukket. Udtrækningen af fag gennemføres således, at kursisterne først udtrækkes i ét fag i 2. periode og derefter i det krævede antal i 1. periode.