Tips & Tricks nr. 5 - 23. juil 1999
Udtræk til Danmarks Statistik.
I forbindelse med at du skal indsende udtrækket til Danmarks Statistik, skal du være opmærksom på en række ting før og efter udtrækket er dannet.
Vi vil her give vort bud på, hvad du bør være opmærksom på at gøre.
Inden udtrækket startes
Start LUDUS - Sikkerhedsadministration (Brugerid DBA) og vælg i System menuen punktet Systemindstillinger... Du skal være opmærksom på at fanebladene Fravær og Skema er udfyldt:
Fravær:AVU-moduler 80%
HF-moduler 80 %
Skema:Første klokkeslæt (f.eks. 08:00)
Sidste klokkeslæt (f.eks. 22:00)
Aftenundervisning starter (f.eks. 16:00)
Er feltet Afvikling på undervisningsmodulerne sat til Dag for dagundervisning og Aften for aftenundervisning?
Er du i tvivl, så udfør oprydningspunktet Opdater feltet "Afvikling" på undervisningsmoduler...
Oprydningspunktet finder du System menuen, Oprydningskørsler, Oprydning i version 1.0.16....
Ajourfør modulgennemførelse
Åbn LUDUS Systemet. I Kursist menuen vælger du Ajourfør modulgennemførelse...
Sæt markering i Fagtype AVU
Indtast Slutdato Fra: 01-08-98 Til: 31-07-99
Dan udtrækket til Danmarks Statistik
I System menuen vælger du punktet Udtræk og Udtræk til Danmarks Statistik...
Tryk Ja for start af udtræk.
I feltet Kursusår skal der stå 1998/1999.
Anbefalet placering af fil c:\ds
Findes mappen c:\ds ikke i forvejen fremkommer der et vindue, hvor du trykker på knappen Ja for at oprette mappen.
Systemet går nu i gang med at lave udtræksfilen VUC99.txt.
Når udtrækket er dannet færdig, trykker du på Annuller for at afslutte.
Efter udtrækket er dannet
Ved hjælp af rapporten KMD - Indberetning til DS.rpt bør du kontrollere udtræksfilen, inden den sendes til Danmarks Statistik.
Rapporten skal udskrives fra Crystal Reports, da der ikke udskrives fra databasen, men fra den fil du sender til Danmarks Statistik.
Start Crystal Reports og åbn rapporten KMD - Indberetning til DS.rpt
I Database menuen vælges menupunktet Set Location. Tryk på knappen Set Location, vælg All Files i List Files of Type, og find plus markér filen VUC99.txt. Tryk herefter på OK og Done.
I Database menuen vælges herefter menupunktet Set Alias. Tryk på knappen Set Alias, OK og Done.
Udskriv rapporten til skærm eller printer. Bemærk rapporten kan fylde over 100 A4 sider, sidste side er en opsummering af rapportens indhold.
Luk rapporten og afslut Crystal Reports.
Send filen til Danmarks Statistik
Kopier filen VUC99.txt til diskette:
Højreklik på Start-knappen og vælg Stifinder.
Klik på LUDUS på C-drevet.
Dobbeltklik på mappen ds i Indhold af LUDUS
Markér filen VUC99.txt
Tryk Ctrl+C (kopier)
Indsæt diskette i A-drevet
Klik på 3,5"-diskette (A:)
Tryk Ctrl+V (sæt ind).
Opbevar kopi af filen til eget arkiv og send udtrækket til Danmarks Statistik.
Rigtig god fornøjelse.