Detaljeret fravær

AdgangAdgang-  forudsat systemadministrator har tildelt dette menupunkt til en brugergruppe du tilhører -  hvis du er lærer eller administrativ medarbejder

 

I dette menupunkt kan du fremsøge kursister på baggrund af en række forskellige parametre og få vist / eksporteret en månedsoversigt over deres fravær og eventuelle fraværsårsager på henholdsvis webhold med formål DU, FVU og Kursus, eller du kan få vist / eksporteret en kombineret oversigt for en individuel kursist på tværs af webholdformålene DU, FVU, Kursus og OBU.

 

Fremsøgningen kan altid ske for aktuel måned samt de seneste 12 måneder tilbage i tid.

 

Værktøjet er delt op i 4 faneblade:

 

 

 

Til hvert faneblad hører en række udvidede søgekriterier samt en oversigt og en opfølgningsoversigt:

 

 

 

 

DU:

 

Her fremsøges kursister, som både har en tilmelding til et DU webhold samt en DU / Andet henvisning eller ansøgning, der overlapper med udsøgningsmåneden. Hvis der angives en institution, skal både webholdet og henvisningen eller ansøgningen være relateret til denne institution, før kursisten omfattes af udsøgningen.

 

Det skal defineres, om kursistudsøgningen - udover at være baseret på tilmeldinger til DU webhold - skal baseres på DU / Andet henvisninger eller ansøgninger. Som udgangspunkt er DU forvalgt.

 

Man kan tilvælge at få inkluderet de fremsøgte kursisters eventuelle kursusholdlektioner. Selve kursistudsøgningen er dog udelukkende baseret på DU webhold og DU / Andet henvisninger eller ansøgninger som beskrevet ovenfor.

 

Bemærk: Der skal være registreret fremmøde/fravær på kursistens DU webhold minimum én gang i perioden, før kursisten kommer med i udsøgningen.

 

 

 

FVU:

 

Her fremsøges kursister, som har en tilmelding til et FVU webhold, der overlapper med udsøgningsmåneden. Hvis der angives en institution, skal FVU webholdet være tilknyttet denne institution, før kursisten omfattes af udsøgningen.

 

For FVU kursister kan det vælges, om de skal have en FVU henvisning eller ej for at blive inkluderet i udsøgningen. Som udgangspunkt er forvalgt, at en FVU henvisning ikke er nødvendig, og kursisterne fremsøges dermed på baggrund af tilmelding til FVU webhold alene. Tilvælges kravet om en FVU henvisning, og der angives en institution i forbindelse med udsøgningen, skal både FVU webholdet og FVU henvisningen være tilknyttet denne institution, før kursisten inkluderes i udsøgningen.

 

Man kan tilvælge at få inkluderet de fremsøgte kursisters eventuelle kursusholdlektioner. Selve kursistudsøgningen er dog udelukkende baseret på FVU webhold og eventuelt FVU henvisninger som beskrevet ovenfor.

 

Bemærk: Der skal være registreret fremmøde/fravær på kursistens FVU webhold minimum én gang i perioden, før kursisten kommer med i udsøgningen.

 

 

 

Kursus:

 

Her fremsøges kursister, som har en tilmelding til et Kursus webhold, der overlapper med udsøgningsmåneden. Hvis der angives en institution, skal Kursus webholdet være relateret til denne institution, før kursisten kommer med i udsøgningen.

 

For kursuskursister kan vælges, hvorvidt de skal have en Andet henvisning for at blive inkluderet i udsøgningen. Som udgangspunkt er forvalgt, at en Andet henvisning ikke er nødvendig, og kursisterne fremsøges dermed på baggrund af tilmelding til et Kursus webhold alene. Tilvælges kravet om en Andet henvisning, og der angives en institution i forbindelse med udsøgningen, skal både Kursus webholdet og Andet henvisningen være tilknyttet denne institution, før kursisten inkluderes i udsøgningen.

 

Bemærk: Der skal være registreret fremmøde/fravær på kursistens Kursus webhold minimum én gang i perioden, før kursisten kommer med i udsøgningen.

 

 

Kursist:

 

Her fremsøges individuelle kursister på baggrund af person- eller kursistnummer.

 

Det skal angives for hvilke typer webhold, lektionerne skal medtages i oversigterne. Valgmulighederne er DU, FVU, Kursus og OBU, og disse kan frit kombineres. Der skal være udfyldt minimum én type webhold.

 

Fremsøgning af kursister via dette faneblad sker uafhængigt af tilstedeværelsen af henvisninger, men udelukkende på baggrund af tilmeldinger til webhold af den angivne type.

 

 

 

Udvidede søgekriterier (vis filter):

 

På fanebadene DU, FVU og Kursus er der mulighed for at angive udvidede fremsøgningskriterier. Søgekriterierne bliver synlige ved klik på 'Vis filter'. Når de udvidede søgekriterier er vist, vil der i stedet stå 'Luk filter'.

 

De forskellige søgekriterier kan frit kombineres. De udvidede søgekriterier er:

 

 

●

 

Henviser

Ved angivelse af en henviserkode vil udsøgningen kun omfatte kursister, som falder indenfor de rammer, der er noteret i beskrivelsen af de individuelle faneblade, og som har en henvisning med pågældende henviserkode tilknyttet, hvor henvisningen har en periode, der overlapper med udsøgningsmåneden.

 

●

 

Henviser afdeling

Henviserafdelingkode først kan indtastes, hvis der er angivet en henviserkode. Ved angivelse af en henviserafdelingkode vil udsøgningen kun omfatte kursister, som falder indenfor de rammer, der er noteret i beskrivelsen af de individuelle faneblade, og som har en henvisning med pågældende henviserafdelingkode tilknyttet, hvor henvisningen har en periode, der overlapper med udsøgningsmåneden.

 

●

 

Henv. kontaktperson

Ved angivelse af en henviserkontakperson vil udsøgningen kun omfatte kursister, som falder indenfor de rammer, der er noteret i beskrivelsen af de individuelle faneblade, og som har en henvisning med pågældende henviserkontaktperson tilknyttet, hvor henvisningen har en periode, der overlapper med udsøgningsperioden.

 

●

 

Personnummer

Når der indtastes et personnummer kan man fremsøge en individuel kursist, hvis pågældende kursist - vel at mærke - falder indenfor de rammer for fremsøgning, der er noteret i beskrivelsen af de individuelle faneblade.

 

 

●

 

Kursistnr.

Når der indtastes et kursistnummer kan man fremsøge en individuel kursist, hvis pågældende kursist - vel at mærke - falder indenfor de rammer for fremsøgning, der er noteret i beskrivelsen af de individuelle faneblade.

 

 

●

 

Kursistkode

Hvis der vælges en kursistkode, vil kursistudsøgningen kun omfatte de kursister, som har pågældende kursistkode tilknyttet, og som falder indenfor de rammer, der er noteret i beskrivelsen af de individuelle faneblade.

 

 

●

 

Medtag kun aktive kursister

Fluebensmarkering betyder, at udsøgningen kun vil omfatte kursister, som har en holdtilmelding til et webhold af samme type som fanebladets navn, der overlapper med dags dato.

 

 

●

 

Hold

Angives et webhold her, vil udsøgningen kun omfatte kursister, som har været tilmeldt til det pågældende webhold i udsøgningsmåneden, og som falder indenfor de rammer, der er noteret i beskrivelsen af de individuelle faneblade.

 

 

 

 

Når man har valgt de søgekriterier, der er relevante, klikkes på knappen 'Søg', hvorefter de fremsøgte kursister listes i en kolonne under fremsøgningskriterierne. Hvis man arbejder på en lille skærm, skal man huske at klikke 'Luk filter' efter fremsøgningen, da kolonnen med de fremsøgte kursister ellers ikke er synlig.

 

I kolonnen med fremsøgte kursister vises følgende kolonner:

 

●

K.nr

Kursistnummeret. Ved klik på nummeret linkes til kursistadm

 

●

Navn

Kursistens fulde navn

 

●

Henviser

Den aktuelle henviserkode fra den relevante henvisning i forhold til webholdstypen

 

●

Kategori

Den aktuelle henvisningskategori fra den relevante henvisning i forhold til webholdstypen

 

●

K.koder

Kursistkoderne

 

 

 

Oversigt:

 

Når man klikker på en af de fremsøgte kursister i listen, vises en oversigt over pågældende kursists tilbudte lektioner, fraværslektioner samt eventuelle fraværsårsager i udsøgningsmåneden. Oversigten er specificeret på dato. I bunden af oversigten summeres det samlede antal af tilbudte lektioner, fraværslektioner samt mødeprocenten for udsøgningsmåneden.

 

For fremtidige- eller skemalagte lektioner, hvor læreren endnu ikke har ført fremmøde/fravær, vil antallet af tilbudte lektioner blive vist som 0,00. Hvis en kursist har tilmeldinger til flere forskellige typer webhold på samme dag, og der er oprettet en kursistpause, der kun omfatter den ene type webhold, vises de skemalagte lektioner muligvis først korrekt i oversigten, når der er ført fremmøde/fravær.

 

 

 

Udskriv oversigt:

 

Oversigten kan eksporteres for alle de fremsøgte kursister på én gang ved at klikke på knappen i bunden 'Udskriv for (udsøgningsmåned)'. Udskriften består af en side pr. kursist, og den indeholder de samme informationer, som vises i oversigten på skærmen.

 

I forbindelse med udskriften skal man tage stilling til følgende:

 

 

●

 

Medtag kursistkoder

Markering af dette felt medfører, at kursistkoden er synlig på udskriften, hvis kursisten har en kursistkode.

●

 

Underskrift

Her skal defineres, hvem der - i givet fald - skal underskrive rapporten. Valgmulighederne er 'Kursist' og 'Institution'.

●

 

Sortering

Her skal angives, i hvilken rækkefølge rapporterne skal udskrives. Valgmulighederne er 'Aktivt hold' og 'Samme sortering som på kursistoversigten'

●

 

Downloadformat

Valgmulighederne er 'Download fraværsoversigt i samme PDF-dokument' og 'Download fraværsoversigt i zip-fil'. Førstnævnte vil resultere i én samlet PDF med alle fraværsrapporterne. Sidstnævnte vil resultere i én samlet zip-fil, der indeholder en individuel PDF-fil pr. kursist.

 

 

 

Opfølgningsoversigt

 

Der kan dannes en opfølgningsoversigt over de fremsøgte kursisters lektioner. Opfølgningsoversigten dannes ved at klikke på knappen i bunden af kolonnen med de fremsøgte kursister:

 

 

 

 

Opfølgningsoversigten indeholder følgende kolonner:

 

 

●

Hold institution

Det institutionsnummer / den afdeling som webholdet, der danner baggrund for udsøgningen af kursisten, er tilknyttet.

 

●

Kursistnr.

Kursistens kursistnummer. Ved klik på kursistnummeret linkes til menuen 'Kursistadm' for den pågældende kursist.

 

●

Navn

Kursistens fulde navn

 

●

Kategori

Henvisningskategorien fra den henvisning, der danner baggrund for udsøgningen af kursisten. Vær opmærksom på sammenhængen i mellem henvisningstype, webholdtype og fanebladstype i dette værktøj, som det er beskrevet under punkterne 'DU', 'FVU' og 'Kursus'.

 

●

Kursistkoder

Kursistens kursistkoder.

 

●

Henv. institution

Det institutionsnummer / den afdeling som henvisningen, der eventuelt danner baggrund for udsøgningen af kursisten, er tilknyttet. Vær opmærksom på sammenhængen i mellem henvisningstype, webholdstype og fanebladstype i dette værktøj, som det er beskrevet under punkterne 'DU', 'FVU' og 'Kursus'.

 

●

Henviser

Henviserkoden fra den henvisning, der danner baggrund for udsøgningen af kursisten. Vær opmærksom på sammenhængen i mellem henvisningstype, webholdtype og fanebladstype i dette værktøj, som det er beskrevet under punkterne 'DU', 'FVU' og 'Kursus'.

 

●

Kontaktpersoner

Henviserkontaktpersonen fra den henvisning, der danner baggrund for udsøgningen af kursisten. Vær opmærksom på sammenhængen i mellem henvisningstype, webholdtype og fanebladstype i dette værktøj, som det er beskrevet under punkterne 'DU', 'FVU' og 'Kursus'.

 

●

Hold

Kursistens tilmeldinger til webhold af den relevante type i udsøgningsmåneden.

 

●

Aktive hold pr. dags dato

Kursistens aktuelle tilmeldinger til webhold af den relevante type pr. dags dato.

 

●

Total TL

Kursistens totale antal tilbudte lektioner af den / de valgte type(r) i udsøgningsmåneden

 

●

Total FL

Kursistens totale antal fraværslektioner af den / de valgte type(r) i udsøgningsmåneden.

 

●

Mødt i % af de tilbudte lektioner

Kursistens totale fremmødeprocent i udsøgningsmåneden, beregnet på baggrund af de viste tilbudte- og fraværslektioner.

 

 

Opfølgningsoversigten kan udvides, så der vises personnummer samt op til 3 kolonner pr. dag i udsøgningsmåneden: tilbudte lektioner dato, fraværslektioner dato og fraværsårsager dato. Disse kan aktiveres individuelt i den detaljerede oversigt ved at klikke på symbolet med de 3 horisontale streger yderst til højre i opfølgningsoversigtens kolonneoverskrifter. Ved at klikke 'Vis alle kolonner' kan alle kolonnerne aktiveres på én gang.

 

I opfølgningsoversigten kan man ændre visningen, så man kun får vist kursister, som har under eller over en af brugeren defineret samlet fremmødeprocent i udsøgningsmåneden. Man kan også vælge kun at få vist kursister med fravær, hvor der ikke er angivet en tilhørende fraværsårsag. Til det formål er der et værktøj øverst i opfølgningsoversigten.

 

 

 

Eksportér opfølgningsoversigt

 

Opfølgningsoversigten kan eksporteres til Excel til videre bearbejdning. Ved eksport af opfølgningsoversigten, vises samtlige kolonner uafhængigt af visningsvalget i browseren.

 

Eksporten kan foretages ved klik på eksportsymbolet øverst til højre i opfølgningsoversigten eller via eksportsymbolet under kolonnen med de fremsøgte kursister: