Oprette og redigere en begivenhed

Lærere og administrative medarbejdere kan oprette begivenheder fra flere steder i LUDUS Web, og der benyttes forskellige dialoger til oprettelsen alt efter, hvor begivenheden oprettes. Kun den ene dialog er beskrevet her.

 

Hvis du er elev/kursist kan du ikke selv oprette begivenheder.

 

Begivenheder er i LUDUS Web knyttet til begivenhedsrækker, der kan anvendes som ramme om flere begivenheder med fælles egenskaber, fx alle møder i pædagogisk råd eller en møderække om et bestemt emne. Når du opretter en begivenhed, oprettes der automatisk en begivenhedsrække, der eventuelt blot kommer til at bestå af denne ene begivenhed, men du kan knytte flere begivenheder til rækken, se nedenfor.

 

Hvis du klikker på i et felt på et skema eller en kalender vil systemet udfylde de oplysninger om tid, der kan aflæses af feltet - fx "Ons. 26.09.12 Hele dagen" eller "Ons. 26.09.12 12:30-13:15" - disse oplysninger kan evt. rettes til bagefter. Hvis du danner begivenheden i Avanceret skema og har udpeget personer eller lokaler, vil disse personer og lokaler  automatisk sættes på begivenhedsrækken.

 

Systemet åbner en dialog som følgende med de oplysninger, systemet kan udlede af konteksten (Navn skal udfyldes, mens det er frivilligt at tilføje noget i feltet Beskrivelse):

 

 

 

Det anbefales at indholdet i beskrivelsesfeltet tastes ind (snarere end at kopiere det ind).

 

 

Bemærk: der er umiddelbart oprettet én begivenhed. Hvis du ønsker det, kan du oprette flere ens begivenheder i samme begivenhedsrække med enten ikonet (én ekstra kopi af den første begivenhed) eller ikonet (der giver mulighed for flere systematisk gentagede begivenheder, fx ugentligt), eller du kan tilføje en begivenhed med ikonet , hvis den skal afvige væsentlig mht. personer eller lokaler. Læs nærmere nedenfor eller under "Gentage begivenhed".

 

Bemærk også: En begivenhed der strækker sig over flere dage kan du oprette som en begivenhedsrække med en begivenhed for hver af dagene. Lav den første begivenhed så "færdig" som mulig med alle oplysninger, inden den kopieres eller gentages.

 

 

Dokumenter

Du kan vedhæfte dokumenter til både begivenhedsrækken og til en enkelt af begivenhederne i rækken ved at klikke på ikonet og vælge dokumentet på samme måde som Dokumenter på skemabrik.. Ikonet på begivenheden vise,r at der er vedhæftede dokumenter, og det hentes ved at klikke på dette ikon. Dokumenterne til begivenhedsrækken og til den enkelte begivenheden vises i samme dialog. Dog vises de vedhæftede dokumenter ikke, når en begivenhed optræder i kalenderen.

 

 

Redigering

Som udgangspunkt kan en begivenhedsrække redigeres af den, der oprettede den (ejeren), af enhver administrativ medarbejder, og af de lærere, der står som deltagere på en eller flere af begivenhedsrækkens begivenheder. Hvis du ønsker det, kan du ved at flytte markeringen angive, at deltagende lærere ikke skal kunne redigere.

 

 

Status

Begivenhederne i en begivenhedsrække kan have følgende status:

  • Delvis privat - en delvis privat begivenhed - og dens dokumenter - kan ses af deltagerne, af administrative medarbejdere og af lærere med menupunktet Kalenderadministration. Alle andre kan stadig se begivenheden Navn, men ikke yderligere oplysninger.

  • Medtages ved konfliktberegning - betyder at begivenhederne i denne begivenhedsrække vil tages med, når man ved andre begivenheder benytter vingen "vis eventuelle konflikter" til at undersøge konflikter med undervisning og med andre begivenheder, se nedenfor.

 

 

Visning

Begivenheder vises altid i såvel kalender som skema for enhver deltager. Hvis du ønsker, at andre end deltagerne i begivenheden skal se den i kalenderen, kan du vinge en eller flere brugertyper af i afsnittet "Vis i kalenderen for".

 

I eksemplet her til højre vil kursister, men ikke lærere, kunne se begivenhedsrækkens begivenheder i kalenderen, og de vil kunne trække visning af begivenheden ind i deres eget skema med knappen , som findes øverst til højre i skemaet. Hvis man ønsker, at begivenheden automatisk skal vises i alle kursisters skemaer, også selv om de ikke står som deltagere i begivenheden, skal man supplere kalendervisningen med en vinge mere, se nedenfor (bemærk: kursister, der er valgt som deltagere, ser naturligvis begivenheden i skemaet, selv om disse vinger ikke er sat):

 

 

 

Du kan i afsnittet "Vis kun for" angive at begivenheden kun vedrører en afdeling og/eller en fagtype Den enkelte bruger der ser på kalender kan selv afgøre om de ønsker at se begivenheder for alle afdelinger - eller kun for enkelte.

 

 

Tilføj begivenhed

Ved at klikke på kan du tilføje en ekstra begivenhed til rækken. Denne begivenhed vil være helt uden oplysninger om tidspunkt, deltagere, lokaler, visning osv.

 

Andre muligheder for at tilføje begivenheder er at gentage en begivenhed efter et fast mønster eller at kopiere en begivenhed - se Flere begivenheder i samme begivenhedsrække nedenfor.

 

 

 

Fjern alle begivenheder og slet begivenhedsrække

 

Du kan fjerne alle de enkelte begivenheder i en begivenshedsrække ved at klikke på det røde kryds lige over listen med de enkelte begivenheder. LUDUS Web beder dig bekræfte at dette er hvad du ønsker:

 

.

 

Hvis du bekræfter ved at klikke på OK vil alle begivenheder blive slettet og hvis du derefter lukker begivenhedsrækken vil også blive selve begivenhedsrækken slettet.

 

Men hvis du ikke lukker begivenhedsrækken straks, men i stedet tilføjer begivenheder til den nu tomme række bliver rækken ikke slettet. Du kan altså beholde rækken med dens oplysninger til nye begivenheder efter denne oprydning!

 

 

 

Vis eventuelle konflikter

 

Ved at klikke på den grønne vinge lige over listen med de enkelte begivenheder kan du se om der er skemalektioner eller andet, der konflikter med begivenhederne i begivenhedsrækken. Der er konflikt, hvis en person skal deltage (eller et lokale er reserveret) på samme tid i flere af disse aktiviteter. Konflikter med de enkelte begivenheder i begivenhedsrækken er adskilt med en vandret streg:

 

 

Du kan redigere eller slette den enkelte begivenhed du kontrollerer konflikter på. Men du kan også redigere de lektioner og begivenheder der overlapper ved at klikke på ved denne.

 

Desuden kan du aflyse samtlige skemalektioner der overlapper med begivenhederne i én operation. Inden aflysningen gennemføres kan du angive aflysningsårsag, aflønning samt note, der skal gælde for alle skemabrikkerne:

 

 

Du kan undlade at aflyse en eller flere skemalektioner ved at fjerne denne fra listen med det røde kryds

 

Der er ikke mulighed for at aflyse - eller slette - eventuelle overlappende begivenheder.

 

 

 

 

Redigering af en enkelt begivenhed i begivenhedsrækken

Ved at klikke på redigeringsblyanten ved den enkelte begivenhed kan du redigere en begivenhed i begivenhedsrækken for sig. Du kan fx ændre lokale, beskrivelse,  tilføje eller fjerne deltagere i en af begivenhederne, give løntimer til lærere, ændre beskrivelse eller vedhæfte dokumenter.

 

 

 

Tilføj deltagere og lokaler

Tilføj lokaler, elever/kursister, lærere og administrative medarbejdere ved at klikke på det relevante link og udvælge det ønskede.

 

Slette deltagere og lokaler

 

 

Ved at klikke på i det relevante felt kan du på en gang slette alle lokaler, kursister, lærere eller administrative medarbejdere fra begivenheden. Hvis du kun skal slette en enkelt, klikker du bare på den, du vil fjerne.

 

 

Dokumenter

Du kan vedhæfte dokumenter til den valgte begivenhed ved at klikke på ikonet .  Vælg dokumentet på samme måde som Dokumenter på skemabrik..

 

 

Løntimer

Til lærere kan du desuden - hvis du er administrativ medarbejdere - tildele løntimer ved at klikke på ud for lærerene:

 

Vælg en af de tillægskoder der er defineret i LUDUS ved at klikke på forstørrelsesglasset og skriv tillæggets størrelse i timer. Du kan tildele alle lærere samme tillæg ved at skrive det i øverste linje og kopiere det ned ved at klikke på dobbeltvingen .

 

Du kan efterfølgende se timerne i LUDUS i vinduet: Lærer >> Løntimeskema >> Detaljer >> fanen Øvrige aktiviteter efter beregning af løntimer for den pågældende lærer. I LUDUS Web kan du endvidere se disse timer på Løntimer >> fanen Øvrige aktiviteter.

 

Hermed kan du fx oprette vejledningstimer - dvs. møder mellem en lærer og én eller nogle få kursister, hvor mødet kan skal udløse timer til lærerens lønregnskab.

 

Hvis du kopierer en begivenhed, hvor der er tildelt løntimer, kopieres løntimerne også (samt tillægskoden, hvis den er angivet).

 

 

 

Flere begivenheder i samme begivenhedsrække

 

Gentagelse: Ved at klikke på i den enkelte begivenhed kan du kan gentage denne - se Gentage begivenhed.

Kopi: Ved at klikke på i den enkelte begivenhed kan du kopiere denne. LUDUS Web åbner en kopi af begivenheden som du kan redigere, fx ved at ændre på dato eller tidspunkt. Men du kan også ændre alle andre oplysninger. Dette kan fx bruges hvis du ønsker at oprette noget der strækker sig over flere dage: kopier den første begivenhed til de efterfølgede dage.

 

Hvis den nye begivenhed skal afvige meget fra de andre, kan det være en fordel blot at tilføje en helt tom begivenhed med det grønne .

 

 

 

Slette en begivenhed i en række

En af begivenhederne i begivenhedsrækken kan slettes ved klik på ved den enkelte begivenhed .