Henvisningsmail

 

AdgangAdgang-  forudsat systemadministrator har tildelt dette menupunkt til en brugergruppe du tilhører - hvis du er administrativ medarbejder

 

Med funktionen henvisningsmail kan brugeren sende DU-ansøgninger via e-mail direkte fra LUDUS Web til henviserkontaktpersonens e-mail adresse. E-mailen består af en brødtekst, der er foruddefineret og sat op ved hjælp af automatiske flettefelter, samt en udfyldt henvisningsblanket IN722, der er vedhæftet til e-mailen i PDF-format. Når ansøgningen godkendes af henvisende myndighed og sendes retur til sprogcenteret, kan LUDUS Web hente den i e-mail indbakken og effektuere ansøgningen. Funktionen understøtter også håndtering af tilsendte henvisningsblanketter for borgere, der endnu ikke er oprettet som kursister i systemet, således at brugeren vil blive navigeret over til de relevante oprettelsesfunktioner, hvor så mange informationer som muligt allerede vil være udfyldt på baggrund af data, der aflæses fra henvisningsblanketten. Indscannede henvisningsblanketter kan også behandles, men de kræver mere manuelt arbejde

 

Funktionen er tilgængelig som en selvstændig menu eller som et faneblad i menuen "Ansøgninger (DU)".

 

Generelt

 

- E-mail funktionaliteten skal være tilkøbt

 

- Det er sprogcenterets eget ansvar, at der benyttes "Sikker mail" ved afsendelse og modtagelse. EG kan ikke hjælpe med denne opsætning.

 

- Der kan kun afsendes og modtages én henvisningsblanket pr. e-mail.

 

- LUDUS Web kan kun aflæse PDF'er med åbne flettefelter. Det er derfor vigtigt, at de henvisende myndigheder, I samarbejder med, er indforstået med at sende henvisningsblanketterne i præcis dette format - ellers vil det ikke fungere.

 

- Kørslen "Beregn skemalagte lektioner for DU-kursister" skal scheduleres, hvis man anvender funktionen "Dato for første skemalagte lektion".

 

Opsætning

 

 

Brugerettigheder:

 

Der skal tildeles rettighed til følgende via LUDUS Web system >> Brugeradministration >> Brugergrupper >> Globussymbol:

 

Menuen: Henvisningsmail

 

eller

 

Menuen "Ansøgninger (DU)" - fanebladene "Behandl ansøgninger" og "Henvisningsmail"

 

E-mail adresser:

 

Henvisningsmails sendes til henviserkontaktpersonernes e-mail adresser. Disse skal således være registreret i LUDUS Kerne >> Koder >> Henvisere/betalere…

Hvis der ikke er angivet en e-mailadresse på henviserkontaktpersonen, vil systemet i stedet vælge den e-mail adresse, der eventuelt er angivet på den overordnede henviser i samme menu. Er der heller ikke angivet en e-mail adresse her, vil brugeren blive præsenteret for en fejlmeddelelse ved forsøg på at sende henvisningsmail til pågældende henviser.

 

 

Konfiguration: Henvisningsmail - modtagelse/dan blanket:

 

Her konfigureres mailindstillinger samt hvilke datoer og hvilken underskrift, blanketten skal udfyldes med, når den afsendes.

 

Dette gøres i LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Konfiguration >> Henvisningsmail - modtagelse / dan blanket >> Rediger konfiguration >> Klik på det grønne plus . Udfyld felterne:

 

 

	Afdeling	Vælg relevant afdeling i rullelisten - Der skal laves en konfiguration pr. afdeling, der skal benytte løsningen.
	Host	Navnet på værtsmaskinen - Eksempel: imap.mail.com
	Portnummer	Vil typisk være 993, hvis protokollen er imaps
	Protokol	Navnet på kommunikationsprotokollen - Eksempel: imaps
	Bruger	Den e-mailadresse, henvisningsblamnketterne skal sendes til hos sprogcentret
	Kodeord	Kodeordet til mailkontoen
	Dan åbne henvisningsblanketter	Marker ”Dan åbne henvisningsblanketter” for at give mulighed for at de henvisningsblanketter, der dannes i LUDUS Web, efterfølgende kan indlæses igen, når de sendes retur fra henvisende myndighed, hvis formatet ikke er blevet ændret undervejs.
	Anvend rektor for afdeling som underskriver for udbyder	Hvis der anvendes underskriftsfil på henvisningsblanketten, og denne tilhører forstanderen, bør man her markere, at det er rektors navn, og ikke brugerens, der skal stå i blanketten. Hvis feltet ikke markeres, vil det være brugerens navn, der er fortrykt på blankettens underskriftfelt.
	Aktuel henvisningsdato skal udfyldes med	Her skal tages stilling til, hvilken dato der skal indsættes i feltet ”Aktuel henvisningsdato” i øverste højre hjørne på IN722 henvisningsblanketten, når den dannes.
	Udbyder startdato skal udfyldes med	Hvilken dato skal indsættes i feltet ”Startdato” under punkt 5 på IN722 henvisningsblanketten?

 

Afslut med at teste forbindelsen ved at klikke på knappen ”Test forbindelse”. Opsætningen er vellykket, hvis beskeden ”Forbindelsen er testet ok” vises.

 

Klik OK for at gemme og eventuelt konfigurere flere favoritafdelinger.

 

Klik Gem og luk for at afslutte opsætningen

 

Bemærk: Når modtagelse af mail tages i brug, vil systemet søge efter en brugers afdeling. Findes en sådan ikke enten som ansættelsessted, afdeling eller standard afdeling, vil man modtage en fejlmeddelelse.

 

 

Konfiguration: Henvisningsmail - afsendelse:

 

Del 1

 

Her konfigureres hvordan henvisningsblanketterne skal arkiveres i systemet samt hvem der skal tilsendes skemaerne.

 

Bemærk! Denne del af konfigurationen skal laves, før funktionaliteten Henvisningsmail bliver tilgængelig.

 

Dette gøres i LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Konfiguration >> Henvisningsmail til kommunen >> Rediger konfiguration >> Klik på det grønne plus . Udfyld felterne:

 

 

	Afdeling	Vælg relevant afdeling i rullelisten
	Arkiver henvisningsblanket:	Angiv hvorvidt henvisningsblanketten skal arkiveres i en kursistdokumentmappe, når den afsendes. Vær opmærksom på, at henvisningsblanketten indeholder CPR-nummer. Den må derfor udelukkende arkiveres i en dokumentmappe, lærerbrugere ikke har adgang til.
	Dokumentmappe:	I hvilken dokumentmappe skal henvisningsblanketten arkiveres?

 

Del 2

 

Konfigurationer for henvisernes driftskommuner:

 

NB: denne del af konfigurationen kan udelades, hvis der ikke skal sendes henvisningsblanketter til driftskommunen, men kun til henvisende myndighed

 

Hvis henvisningsblanketterne skal tilsendes driftskommunen i stedet for eller samtidig med henviserkommune, klik på det grønne plus :

 

 

	Henviser	Angiv her henviserkoden for den henvisende myndighed.
	Driftskommunens e-mail	Angiv her den e-mailadresse, henvisningsblanketterne skal sendes til i stedet for henviserkontaktpersonens e-mail adresse.
	Henviser skal også modtage en e-mail:	Skal markeres, hvis både driftskommune og henvisende myndighed skal have tilsendt henvisningsblanketten.

 

 

Konfiguration - mailskabelon:

 

Henvisningsblanketterne sendes som en vedhæftet PDF i en e-mail. E-mailens brødtekst og emnefelt skal derfor også opsættes som en e-mail skabelon. Skabelonen sættes op i LUDUS Web >> Skabeloner >> Kommunemail (DU). Til formålet er der oprettet følgende flettefelter med henviserinformation – disse kan ses under flettefeltkategorien ”Henviser”:

 

	_HENVISER_KODE_	Henviserkoden fra den seneste ansøgning/henvisning
	_HENVISER_TEKST_	Henvisernavn fra seneste ansøgning/henvisning
	_HENVISER_AFDELING_KODE_	Henviserafdelingskode fra seneste ansøgning/henvisning
	_HENVISER_AFDELING_TEKST_	Henviserafdelingnavn fra seneste ansøgning/henvisning
	_HENVISER_KONTAKTPERSON_NAVN_	Henviserkontaktpersonnavn fra seneste ansøgning/henvisning
	_LOGIN_BRUGERNAVN_	Navn på den medarbejder, der er logget på LUDUS Web (Bruges til underskrift af e-mail)

 

 

 

Afsendelse af henvisningsmail:

 

Afsendelse af ansøgninger via e-mail kan gribes an på 2 måder: Løbende afsendelse ifm. oprettelse af ansøgningen eller samlet afsendelse senere via LUDUS Web >> Ansøgninger (DU).

 

Når man opretter en ansøgning, kan man afslutte den med enten ”Gem” eller ”Gem og send/udskriv henvisningsblanket…”. Hvis man vælger ”Gem”, kan man efterfølgende finde ansøgningen frem via menuen LUDUS Web >> Ansøgninger (DU) med henblik på afsendelse via knappen i bunden af skærmbilledet med teksten: ”Send ansøgninger til kommunen…” Man kan markere flere ansøgninger til afsendelse, men de vil altid blive afsendt individuelt i hver sin e-mail.

 

Vælger man i stedet ”Gem og send/udskriv henvisningsblanket…”, kan afsendelsen ske med det samme, når man har oprettet ansøgningen.

 

Hvad enten man benytter den ene eller den anden metode, vil der være mulighed for at udfylde informationerne i punkt 5 på IN722 henvisningsblanketten og enten afsende eller printe blanketten, når man klikker på henholdsvis ”Gem og send/udskriv henvisningsblanket…” direkte fra ansøgningen eller klikker ”Send ansøgninger til kommunen” i menuen LUDUS Web >> Ansøgninger (DU).

 

Dialogboksen indeholder følgende information:

 

	Akt. uddannelse	Kursistens aktuelle element i uddannelsesplanen – kan ikke redigeres
	Fremmødt til visitation	Er som default indstillet til "Ja"
	Startdato	Er udfyldt med den dato, der er indstillet i konfigurationen ”Henvisningsmail - modtagelse/dan blanket” i LUDUS Web systemdel
	Bemærkning	Her vil teksten, der er indtastet i bemærkningsfeltet på ansøgningen, fremgå. Hvis man i konfigurationen ”Henvisningsskemaer” i LUDUS Web systemdel har valgt, at den forventede slutdato på uddannelsesplanelementet skal fremgå af bemærkningsfeltet, vil den også være synlig i bemærkningsfeltet på dette punkt i processen, hvis datoen er indtastet i LUDUS Web.
	Kontaktperson udbyder	Navnet på den bruger, der har oprettet ansøgningen.

 

 

Bemærk! Hvis der sendes mere end én henvisningsblanket afsted via LUDUS Web >> Ansøgninger (DU), vil de individuelle startdatoer, bemærkninger og aktuel uddannelse ikke være synlige i dialogboksen. Her vil i stedet fremgå, hvilke valg der er foretaget i konfigurationen.

 

Hvis man vælger at afsende blanketten via e-mail, vil der fremkomme yderligere en dialogboks, hvor man skal tage stilling til følgende:

 

 

	Vælg skabelon	Vælg mailskabelon
	Emne	Angiv tekst til e-mailens emnefelt
	Arkiver henvisningsblanket	Som udgangspunkt vælges den konfiguration, der er valgt i konfigurationen ”Henvisningsmail til kommunen” i LUDUS Web systemdel.
	Dokumentmappe	Som udgangspunkt vælges den konfiguration, der er valgt i konfigurationen ”Henvisningsmail til kommunen” i LUDUS Web systemdel.
	Skemadato	Den dato, systemet skal tage udgangspunkt i, når flettefelterne udfyldes med data.
	Svaradresse	Den e-mail adresse som henvisende myndighed skal benytte, når de godkender ansøgningen og sender en henvisning retur.
	Henvisningsblanketter, der sendes	Oversigt over henvisningsblanketter, der er klar til afsendelse.
	Henvisningsblanketter, der IKKE kan sendes	Oversigt over henvisningsblanketter, der ikke kan sendes – Årsagen hertil vil være noteret i kolonnen ”Fejl”.

 

 

 

 

Modtagelse af henvisningsmails

 

Henvisningsblanketter modtaget på e-mail kan hentes automatisk og behandles i LUDUS Web. Systemet understøtter også manuel indlæsning af henvisningsblanketter. Afhængigt af hvilket format henvisningsblanketten er modtaget i, er der forskellige arbejdsgange knyttet hertil. Ligeledes afhænger arbejdsprocessen også af, om der er oprettet en matchende ansøgning til det henviste modul.

 

Håndteringen foregår i LUDUS Web >> Henvisningsmail >> Behandl henvisningsmail / Indlæs henvisningsblanket.

 

I fanebladet "Behandl henvisningsmail" håndteres henvisningsblanketter, der modtages pr. e-mail. I fanebladet "Indlæs henvisningsmail" håndteres manuel indlæsning af henvisningsblanket.

 

 

Fanebladet "Behandl henvisningsmail".

 

For at synkronisere med den tilknyttede mailkonto og hente ulæste e-mails, klik på knappen   - Bemærk: Kun ulæste e-mails med vedhæftede dokumenter hentes.

 

Tilsendte e-mails vil herefter dukke op på listen med angivelse af:

 

	Emne	Teksten fra e-mailens emnefelt
	Dato	Modtagetdatoen for e-mailen
	Tidspunkt	Modtagelsestidspunktet for e-mailen
	Afsender	Afsenderen af e-mailen
	Status	Se nedenstående afsnit

 

Status:

Umiddelbart efter indlæsning af e-mails er systemet i stand til at lave en vurdering af, hvad der skal ske med de vedhæftede henvisningsblanketter. Det kræver en beregning, der aktiveres ved at klikke på .

 

Bemærk! Beregningen kan tage lang tid, hvis der ligger mange e-mails.

 

Der er følgende statusmuligheder:

 

	<Ikke beregnet>	E-mails vil som udgangspunkt have denne status, indtil ny status er beregnet. Hvis der klikkes "Opfrisk", vil alle e-mailsstatusser blive nulstillet til denne status indtil ny beregning foretages
	Ny DU-kursist	E-mailen indeholder en henvisningsblanket med et CPR-nummer, der ikke er oprettet i databasen i forvejen
	Ny DU-henvisning	E-mailen indeholder en henvisningsblanket med et CPR-nummer i databasen, hvor der ikke er oprettet en henvisning i forvejen
	Effektuér DU ans.	E-mailen indeholder en henvisningsblanket med et CPR-nummer i databasen, hvor der er oprettet en matchende ansøgning
	Henvisning oprettet	Der er oprettet en henvisning
	Intet skema	Den vedhæftede fil kan ikke læses som en henvisningsblanket
	Kan ikke læse e-mail	Emne, afsender, dato eller tidspunkt kan ikke aflæses på e-mailen
	Kan ikke læse evt. vedhæftede filer	Der er ingen vedhæftede filer, eller den vedhæftede fil kan ikke læses

 

Behandling:

 

For hver e-mail er der 3 blå prikker, der giver adgang til forskellige handlinger:

 

	Behandl	Afhængigt af statussen vil brugeren blive navigeret hen til den relevante dialog, og den normale proces for indskrivning og oprettelse startes:        - Ny kursist = Indskriv DU-kursist med henvisning        - Eksisterende kursist uden matchende ansøgning = Opret ny henvisning        - Eksisterende kursist med matchende ansøgning = Effektuér ansøgning        - Eksisterende kursist med aktiv henvisning = Lukning af eksisterende henvisning og opret ny henvisning Bemærk! Hvis der er uoverensstemmelser i mellem data i LUDUS Web og data på henvisningsblanketten, vil brugeren blive gjort opmærksom på dette.
	Arkiver	Den vedhæftede fil arkiveres i en kursistdokumentmappe. CPR-nummeret skal indtastes, så systemet er i stand til at arkivere dokumentet i den korrekte kursistdokumentmappe - Hvis vedhæftede fil er en læsbar henvisningsblanket, læser systemet selv CPR-nummeret. Der kan frit vælges i mellem de tilgængelige dokumentmapper. Som udgangspunkt vil "Øvrige dokumenter" være forvalgt.
	Send besked	Der kan sendes en besked internt i LUDUS Web, der vedrører henvisningen. Emnefeltet vil som udgangspunkt være forudfyldt for skille sig ud fra andre beskeder.
	Download vedhæftede filer	Giver mulighed for at se indholdet af vedhæftede filer. Klik på papirclipsymbolet ud for den fil, der ønskes vist. Er der tale om en henvisning, kan man have filen åben i et andet vindue som reference i mens henvisningen behandles i LUDUS Web.
	Marker som læst/behandlet	Når en e-mail markeres som læst eller behandlet, vil mailen blive markeret som læst i mailboksen der hentes fra, og mailen vil ikke længere blive vist i oversigten i LUDUS Web.
	Vis fejlinformation	Når status er "Kan ikke læse e-mail" eller "Kan ikke læse evt. vedhæftede filer" kan man få vist, hvilken fejlbesked mail-serveren har givet retur omkring problemerne ved læsning af e-mailen.

 

 

Fanebladet "Indlæs henvisningsblanket"

 

Via dette faneblad kan man manuelt indlæse henvisningsblanketter, hvis de er gemt i et læsbart format med åbne flettefelter.

 

Klik på "Indlæs henvisning (IN722)" og vælg henvisningsblanketfilen på din PC eller dit netværk. Henvisningsblanketten vil herefter blive behandlet på samme måde som beskrevet i punktet "Behandl" ovenfor.

 

Bemærk! Henvisningsskemaet skal herefter manuelt arkiveres i kursistens dokumentmappe, hvis dette ønskes.

 

 

Teknisk information

 

 

Understøttede versioner af henvisningsblanketten:

 

Systemet understøtter henvisningsblanketterne: IN 722 (04/2015), IN722 (07/2017), IN722 (07/2018) samt IN722 (11/2018). Bemærk at henvisningsblanketten IN 722 (02/2015) indeholder fejl, således at kursistkategori ikke vil blive indlæst korrekt, hvis man anvender denne version af blanketten.

 

 

Data der hentes fra henvisningsblanketten:

 

Følgende mapning benyttes i mellem blanketdata og LUDUS Web, når borgeren ikke er oprettet i databasen i forvejen:

 

 

Henvisningsskema	LUDUS Web
Personnummer	Personnummer
Kildeskat	Anvendes ikke
Telefonnummer	Mobiltelefon
Navn	Fornavn + Efternavn Efternavn er sidste ord Fornavn er de øvrige ord på nær det sidste
c/o	C/O
Adresse/kontaktadresse	Adresse1
Statsborgerskab	Nationalitet Anvendes hvis den angivne værdi stemmer overens med en landetekst eller -kode i LUDUS-landetabellen. Der vises en advarselstekst, hvis der på skemaet er angivet statsborgerskab, som ikke kan findes i LUDUS.
Modersmål	Modersmål Anvendes hvis den angivne værdi stemmer overens med en modersmålstekst eller kode i LUDUS-modersmålstabellen. Der vises en advarselstekst, hvis der på skemaet er angivet et modersmål, som ikke kan findes i LUDUS.
Første henvisningsdato	Første DU henvisningsdato

 

 

Følgende mapning benyttes i mellem blanketdata og LUDUS Web ved forudfyldning af henvisningen:

 

 

Henvisningsskema	LUDUS Web
Udbyders navn og adresse	Anvendes ikke
Første henvisningsdato	Anvendes ikke, hvis kursisten ikke oprettes. Der vises en advarsel, hvis der er givet en anden første henvisningsdato på kursisten, end der er angivet på skemaet.
Aktuel henvisningsdato	Henvisningperiode startdato   Anvendes ikke hvis der ligger en åben ansøgning. I dette tilfælde foreslår systemet at bruge datoen på ansøgningen som startdato for henvisningen. Der vises en advarselstekst, hvis ansøgningens startdato er forskellig fra henvisningsskemaets startdato.
Nummer på undervisningsforløb	Ikke relevant
Kursistkategori	Henvisningskategori Får kun en værdi for ordinær danskuddannelse
- S3 med betalingspligt	Får kun en værdi, hvis henvisningskategorien er S3
- S3 uden betalingspligt	Får kun en værdi, hvis henvisningskategorien er S3
Henvisende kommune: Navn, adresse og faxnummer	Henviser Anvendes hvis systemet kan finde en henviser i LUDUS, hvor henviserens navn eller kode kan genfindes i den værdi, der er angivet på skemaet
Henvisende kommune: Kontaktperson kommune	Henviser kontaktperson Anvendes hvis henviseren er blevet fundet og der i LUDUS er oprettet en kontaktperson med præcis det navn, der er angivet på skemaet.
Henvisende kommune: Direkte telefon/lokalnummer	Anvendes ikke   Der vises en advarselstekst, hvis der i LUDUS er registreret et tlf.nr., som ikke er i overensstemmelse med det tlf.nr., der er angivet på skemaet.
Henvisende kommune: E-mail	Anvendes ikke   Der vises en advarselstekst, hvis der i LUDUS er registreret en e-mail, som ikke er i overensstemmelse med den e-mail, der er angivet på skemaet.
Henvisende kommune: Dato og underskrift	Anvendes ikke
Supplerende oplysninger	Bemærkning   Hvis en ansøgning effektueres, bliver bemærkningen fra henvisningsskemaet tilføjet til en evt. eksisterende bemærkning fra ansøgningen.
	Modtaget henvisningsdato Sættes altid til dags dato