Generelt om SU på månedsbasis

 

LUDUS Web afgør på månedsbasis, om en kursist er fuldtidskursist eller opfylder timetalskravet for at være SU-berettiget i en given måned, og kan indberette dette til US2000. US2000 afgør efterfølgende, om vedkommende i øvrigt opfylder kravene til at være SU-berettiget. Kursister skal indberettes til US2000, når de opfylder studieaktivitetskravene, uanset om de kan modtage SU eller ej.

 

 

 

 

 

Fuldtidskursister: STX, STK, HF, HHX eller GIF:

Fuldtidskursister opfylder automatisk studieaktivitetskravene til at modtage SU, og de skal derfor indberettes hurtigst muligt.  

 

Ved barsel kan en SU-periode sammenstykkes af undervisning og dispensation.

 

Når systemet beregner SU-perioder for fuldtidskursister, findes de ud fra kursistens kursistuddannelse.

 

Kursistuddannelsen for en fuldtidskursist strækker sig typisk fra 01.08 til 31.07. SU-perioden strækker sig på baggrund af dette fra 01.08 til 30.06, idet juli måned som udgangspunkt ikke er SU-berettigende ved afslutning af en fuldtidsuddannelse.

 

 

Sygeeksamen fuldtidsuddannelser

Eksempler:

  • Hvis en fuldtidskursist har en sygeeksamen i august, vil systemet forlænge SU-perioden til og med august (dog kun hvis kursistuddannelsen slutter 31.07). Systemet kan automatisk forlænge en SU-periode til og med én måned efter kursistuddannelsens slutdato (31.07), men ikke længere. Hvis kursistuddannelsen slutter 30.06 vil systemet ikke automatisk forlænge SU-perioden ved sygeeksamen.

  • Hvis sidste sygeeksamensdato ligger i september, og skolen ønsker at strække SU-perioden til og med september, skal skolen oprette en SU-dispensation, der dækker juli, august og september måned. Denne dispensation skal starte 30.06 altså have et overlab med SU-perioden der skal forlænges.

 

 

Enkeltfagskursister: AVU (FVU), HF-e, GSK eller SOF:

Her skal kursisterne opfylde studieaktivitetskravet igennem henholdsvis 23, 17 eller 16 planlagte SU-lektioner pr. uge.

 

En måned er SU-berettigende, hvis et af følgende er opfyldt:

  • SU-lektionstalskravet er opfyldt den 2. i måneden eller senere og undervisningen er startet senest den 20. i måneden (undervisningen kan være helt eller delvist erstattet af SU-dispensationer eller delvist være erstattet af eksterne SU-lektioner).
  • Der er mindst en eksamen i en måned, og måneden følger umiddelbart efter en måned, der er SU-berettigende på baggrund af undervisning eller SU-dispensation.
  • Der er oprettet SU-dispensationer med timer nok til at udløse en SU-måned.

 

NB! Hvis sidste undervisningsdag eller sidste eksamensdag er den 1. i en måned, er måneden IKKE en SU-måned.

 

En SU-periode sammenstykkes af sammenhængende SU-måneder. Hvis der er et ophold imellem SU-måneder med undervisning og en måned med eksamen, er måneden med eksamen ikke automatisk en del af SU-perioden. SU-kørslen vil advare om denne situation ved at oprette SU-parkeringer.

 

En SU-periodes slutdato beregnes forskelligt, efter om undervisningen afsluttes med eksamen eller ej. Hvis undervisningen afsluttes med eksamen, er slutdatoen den sidste dag i eksamensmåneden. Ellers er slutdatoen den sidste undervisningsdag, hvor timetalskravet opfyldes.

 

 

Sygeeksamen enkeltfag

Eksempler:

 

  • Sygeeksamen i august, hvor undervisning slutter i maj (2. maj eller senere). Systemet vil IKKE automatisk forlænge SU-perioden til og med august. Det kræver, at der oprettes en SU-dispensation med SU-lektioner nok pr. uge, der dækker juni og juli måned.
  • Sygeeksamen i september, hvor undervisning slutter i maj (2. maj eller senere). Systemet vil IKKE automatisk forlænge SU-perioden til og med september. Det kræver, at der oprettes en SU-dispensation med SU-lektioner nok pr. uge, der dækker juni og juli og august måned.
  • Sygeeksamen i januar, hvor undervisning slutter i december (2. december eller senere). Systemet vil automatisk forlænge SU-perioden til at inkludere januar, da der var undervisning i den umiddelbart foregående måned.
  • Sygeeksamen i februar, hvor undervisning slutter i december (2. december eller senere). Systemet vil IKKE automatisk forlænge SU-perioden til at inkludere februar, da der IKKE var undervisning i den umiddelbart foregående måned. Skolen kan oprette en SU-dispensation for januar, og systemet vil så forlænge til og med februar.

 

 

 

 

Ordforklaringer

 

 

 

SU-måneder

 

En måned kan være SU-berettigende på baggrund af:

  • Undervisning
  • Eksamen
  • Dispensation

 

En måned, hvor kursisten er SU-berettiget, kaldes i det følgende en SU-måned.

 

 

 

SU-perioder

 

En SU-periode er en periode, der består af sammenhængende SU-måneder. Typisk sammenstykkes SU-perioder på baggrund af SU-måneder med:

  • Undervisning efterfulgt af eksamen
  • Undervisning, dispensationer efterfulgt af eksamen
  • Undervisning, eksamen, undervisning, dispensation efterfulgt af eksamen

 

 

 

SU-dispensationer

 

De SU-dispensationer, der indføres med LUDUS Web 2.34.0, kan bruges til helt eller delvist at gøre det ud for undervisning af en bestemt fagtype ved beregning af, om timetalskravet er opfyldt. SU-dispensation kan bruges til at påvirke en SU-periodes længde.

 

Fx kan en SU-dispensation bruges i forbindelse med en kursists barselsperiode. Her kan skolen oprette  en SU-dispensation, der kan gå i stedet for undervisning i SU-sammenhæng.

 

Når der oprettes en SU-dispensation, skal der angives et timetal (positivt eller negativt), og SU-dispensationen skal tilknyttes en undervisningsretning: AVU, HF-e, GSK, SOF eller fuldtid. Et negativt timetal kan fx benyttes i forbindelse med en kursist, der i en periode er studieinaktiv i et eller flere moduler, eller en kursist med færdiggjort C-forløb, som alligevel følger et 0-til-B-modul.

 

SU-dispensationer kan oprettes både i menupunktet SU og i menupunktet Studievejledning.

 

 

 

Eksterne SU-lektioner

 

Hvis en kursist indberettes til US2000 fra din skole, men følger SU-berettigende undervisning på en anden skole, angives omfanget af denne undervisning som 'eksterne SU-lektioner'. Det skal angives, hvilken undervisning der er tale om (fx AVU, HF-e, SOF eller GSK).

 

Eksterne SU-lektioner kan oprettes både i menupunktet SU og i menupunktet Studievejledning.

 

 

 

Parkering

 

Der kan foretages brugerparkeringer (oprettet manuelt af en bruger) og systemparkeringer (oprettet automatisk af SU-kørslen eller af den indledende oprydningskørsel 'Opret SU-systemparkeringer', der kun skal afvikle én gang i forbindelse med overgang fra den gamle SU-håndtering i LUDUS Web til den nye)..

 

En kursist, der er SU-parkeret, indberettes ikke til US2000. Det er derfor vigtigt at få behandlet parkeringer forholdsvis hurtigt.

 

SU-kørslen kan foretage nogle systemparkeringer af kursister, som ikke med sikkerhed kan indberettes korrekt uden forudgående manuel håndtering. Sådanne kursister kan fremsøges og redigeres på fanebladet Parkering i menupunktet SU.

 

De forskelige type af parkering findes på hver sit faneblad, idet de skal behandles forskelligt.

 

Brugerparkeringer kan oprettes både i menupunktet SU og i menupunktet Studievejledning.

 

 

 

Synkronisering med US2000-stamdata

 

LUDUS Web holder styr på, hvad der er indberettet til US2000 fra LUDUS Web, og nye indberetninger foretages ud fra dette, så der fx skelnes mellem en ny indskrivning af en kursist og en rettelse. Det kan ske, at skolen vælger at foretage en rettelse af en kursist direkte i US2000, og LUDUS Web vil så indeholde oplysninger om (sin egen) seneste indberetning til US2000, der ikke svarer til de faktiske oplysninger i US2000. Næste indberetning af kursisten vil derfor blive afvist af US2000.

 

Dette problem kan imødegås ved at synkronisere oplysningerne i LUDUS Web med US2000. Dette gøres på underfanebladet Indberetning, der findes på et vilkårligt af fanebladene Indberetning, Parkering eller Indskrivningskontrol. Benyt det grønne plus med tooltippet 'Opret synkronisering med US2000-stamdata' i sektionen Indberetninger. Vær opmærksom på at vælge den rigtige SU-retning, se nedenfor.

 

Synkronisering med US2000-stamdata indebærer altså ikke i sig selv en kommunikation med US2000, men er en lokal information til LUDUS Web om en allerede foretaget rettelse i US2000. Senere indberetninger vil blive dannet i forhold til den oprettede synkronisering.

 

Synkronisering med US2000-stamdata kan foretages både i menupunktet SU og i menupunktet Studievejledning.

 

 

 

SU-retning

 

Ved indberetninger til US2000 oversættes kursistens uddannelse til en SU-retning. I de fleste tilfælde er der fuldstændigt sammenfald mellem uddannelse og SU-retning, men AVU (evt suppleret med FVU) og hf-enkeltfag indberettes samlet på SU-retningen Kombi. LUDUS Web benytter disse SU-retninger:

 

  • Kombi, dvs. hf-e og AVU(FVU)
  • GSK
  • SOF
  • hf
  • stx
  • stk
  • HHX

 

 

 

SU-lektioner med anden varighed end 45 minutter

 

SU-lektionslængde kan være mere end 45 minutter. Hvis LUDUS Web skal benytte et højere tal end de 45 minutter, som er standardværdien, skal det angives i LUDUS Sikkerhedsadministration.

 

Før skolen evt. ændrer på lektionslængder, bør man konsultere Tips & Tricks: 2011, april: Nr. 53: Skift af lektionslængde.

 

 

Eksempel på benyttelse af 50 minutters lektioner

 

I dette eksempel forudsættes det, at skolen vil anvende SU lektioner á 50 minutter fra og med skoleåret 2013/2014. Der skal foretages to angivelser i LUDUS Sikkerhedsadministration.

 

 

1)

I LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) skal der angives en lektionslængde på 50 minutter for de fagområder, der indgår i optællingen af SU-lektioner for den enkelte kursist

 

 

Med ovenstående systemindstillinger vil der på undervisningsperioden i LUDUS vises to lektionsantal pr. uge (gul markering på skærmbillede nedenfor).

 

 

Feltet 45min.lek.pr.uge er en visning af et felt i databasen.

 

På ovenstående hold er der 8,00 lektioner pr. uge á 50 minutter. Omregnet til lektioner á 45 minutter er der 8,89 lektioner á 45 minutter. Systemet foretager automatisk omregningen til 45 minutters lektioner pr. uge, når undervisningsperioden gemmes.

 

 

2)

For at LUDUS Suite skal anvende de 8,00 lektioner á 50 minutter i opgørelsen af SU-timer, skal der gøres følgende i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA):

På fanen SU og tilskudskontrol skal skolen i rammen SU angive de skoleår, hvor skolen vil bruge det lektionsantal, der står ud for Lektioner pr. uge:.

Hvis skolen fra og med skoleåret 2013/2014 vil anvende SU-lektioner á 50 minutter, skal billedet udfyldes som vist nedenfor:

 

 

Systemet tillader, at der i et skoleår regnes med SU-lektionslængder á fx 50 minutter og i et andet med SU-lektionslængder á 45 minutter. Brugerne skal være opmærksomme på, hvordan timeoversigterne i LUDUS Web skal læses i de to situationer.

 

Timeoversigterne for kursister vises via følgende menupunkter:

  • Menupunktet Kursist, fanebladet SU, underfanen Timetalsoversigt.
  • Menupunktet Studievejledning, fanebladet Kursiststatus, underfanen Timekontrol.

 

Kolonnen SU lekt./uge viser altid det aktuelle antal SU-lektioner pr. uge, uanset om det er 45 minutters lektioner eller 50 minutters lektionslængder, der indgår i opgørelsen af om en kursist er SU-berettiget eller ej.