Udtræk: DU aktivitetsindberetning

 

Denne funktion skal anvendes til dannelse af udtræk af aktivitetsdata til brug for indberetning til danskundervisningsdatabasen fra og med 3. kvartal 2017. Ved genindberetning af 2. kvartal 2017 eller tidligere skal den tilsvarende funktion i LUDUS Kerne fortsat anvendes.

Du kan angive følgende værdier til brug for udtrækket:

  • Afdeling: Den afdeling udtrækket dannes for. Hvis der angives en afdeling, udtrækkes der kun aktivitet, der kan henføres til den angivne afdeling. Der afgrænses på afdeling på henvisninger, hold og prøver. Hvis der ikke angives en afdeling udtrækkes alt aktivitet i kvartalet. Udtrækket vil blive relateret til den afdeling, der er angivet i LUDUS Kerne systemindstillinger.
  • År: Årstal for det kvartal der skal udtrækkes for (fra og med 2017). Feltet er som default udfyldt med årstal for senest afsluttede kvartal.
  • Kvartal: Nummer for det kvartal der skal udtrækkes for (1 - 4). Feltet er som default udfyldt med nummeret for senest afsluttede kvartal.
  • Lektionslængde: Angiv den lektionslængde, der har været anvendt for det pågældende kvartal. Denne lektionslængde vil blive indberettet for alle kursister i perioden. Det betyder i praksis, at der kun må skiftes lektionslængde 4 gange årligt - nemlig ifm. opstart på et nyt kvartal. Feltet er som default udfyldt med den aktuelle værdi fra systemindstillingerne, men kan redigeres.

 

Knappen ”Generer udtræk” vil starte dannelse af udtrækket.

 

 

Brugeren kan følge med i, hvor langt udtrækket er nået, under ”Log”. Når udtrækket er udført, bliver der 2 knapper til rådighed: ”Download udtræksfil” og ”Download logfil”. Logfilen dannes kun, hvis der er observationer, brugeren skal tage stilling til. Logfilen skal downloades først. Den beskriver fejl og mangler i de data, der udtrækkes. De fejlbehæftede data skal tilpasses i systemet, hvorefter udtrækket skal køres igen. Når fejl og mangler er endeligt udbedret, skal udtræksfilen uploades til Ministeriet via den URL og med det bruger-id og adgangskode, Ministeriet har leveret. Efter upload leverer Ministeriet en fejlrapport retur, der blandt andet angiver uoverensstemmelser mellem de nye data, og de data der allerede er indberettet for de pågældende kursister i et tidligere kvartal.

 

Hvilke kursister indberettes?

Kursistdata indberettes hvis:

 

- Der findes et uddannelsesplanelement, der overlapper med indberetningsperioden

OG  

- Kursisten er tilmeldt et DU-webhold i perioden, hvor der er skemalagte lektioner (Og webholdet tilhører den angivne afdeling)

ELLER

- Kursisten har bestået sin modultest på elementet i indberetningsperioden

ELLER

- Kursisten er ophørt med alle sine DU-webhold i perioden med officiel udmeldelsesårsagskode <> 0 (nul)

 

Data der er flyttet fra én LUDUS Suite installation til en anden vil aldrig blive indberettet. En sådan flytning af data er en bestillingsopgave, der udføres af LUDUS Suite teamet. Det udføres typisk i de situationer, hvor en kommune skifter leverandør af Danskuddannelsen og ønsker at historiske og aktuelle kursistdata følger med til den nye leverandør.

Forsøgsnummer og dettes start- og slutdato

I forbindelse med udtrækket bliver der udregnet et forsøgsnummer. Forsøgsnummeret er en værdi, der tilknyttes kursistens aktivitet på modulet – For hver gang kursisten har været udmeldt fra et DU-webhold med ophørsårsagskode forskellig fra 0 (nul), vil en efterfølgende tilmelding blive betragtet som et nyt forsøg startende fra tilmeldingsdatoen.

 

Der er en del forskelle i beregningsreglerne for forsøgsnumre og disses start- og slutdatoer i det LUDUS Web-baserede udtræk i forhold til udtrækket i LUDUS Kerne – Blandt andet vil kursistpauser ikke give anledning til dannelse af nyt forsøgsnummer i Web. Disse forskelle kan risikere at give ekstraordinært mange uoverensstemmelser i forhold til forsøgsnumre og start- og slutdatoerne for disse, når 3. kvartal 2017 skal indberettes. Specielt omkring overgangen til det Web-baserede udtræk pr. 3. kvartal 2017, se afsnittet om overskrivningsregler på baggrund af seneste indberetningsfil.

 

 

Overskrivningsregler

For at gøre overgangen letter at håndtere, introducerer vi funktionen ”Overskrivningsregler”. En overskrivningsregel er en manuel overskrivning af det systemmæssigt udregnede forsøgsnummer og / eller startdatoen herfor, således at systemet altid vil vælge den selvvalgte værdi over den beregnede.

 

For at få adgang til at oprette og vedligeholde overskrivningsregler, skal der tildeles adgang hertil i ”LUDUS Web systemdel >> Brugeradministration >> Uddannelsesplan (DU) >> Funktionen: Vedl. overskrivningsregler til akt. indb.”

 

Overskrivningsreglerne kan oprettes og redigeres via kursistens uddannelsesplan. Følgende oplysninger kan angives på en overskrivningsregel:

  • Type: Type af data i udtrækket, der skal overskrives. Mulige valg er: ”UForsoegsNr” eller ”UStartDato”. Der kan kun oprettes en overskrivningsregel af typen ”UForsoegNr”' pr. kursist, uddannelse og modul. Dette skyldes, at en overskrivningsregel, der angiver at forsøgsnummer 1 skal ændres til 2, medfører at et efterfølgende udregnet forsøgsnummer 2 også vil blive ændret til en værdi højere end det udregnede. Dvs. forsøgsnummer 2 vil blive ændret til forsøgsnummer 3, selvom reglen er defineret ud fra forsøgsnummer 1.
  • Udregnet forsøgsnr / startdato: Her skal angives den værdi, systemet har udregnet.
  • Overskrives med værdien: Her skal angives den værdi, der skal anvendes i udtrækket i stedet for den udregnede værdi.
  • Bemærkning: Her kan angives en eventuel bemærkning til reglen.
  • Oprettet: For eksisterende regler kan man se af hvem og hvornår overskrivningsreglen er oprettet. Man kan også se om reglen er oprettet manuelt eller den er systemmæssigt oprettet på baggrund af indlæst indberetningsfil.

 

Det er kun muligt at redigere bemærkningen på en allerede oprettet regel. Har man oprettet en forkert regel, skal den forkerte regel slettes, og en ny overskrivningsregel skal oprettes.

 

En samlet liste over de overskrivningsregler, der benyttes i forbindelse med udtræk af aktivitetsdata for et givent kvartal, er tilgængelig i menuen ”Udtræk >> DU aktivitetsindberetning >> Vis overskrivningsregler…” Her kan du vælge enten at se de overskrivningsregler, der er dannet ud fra en given indberetningsfil, eller du kan se de overskrivningsregler, der vil blive anvendt ved dannelse af et givent udtræk. Idet du ser overskrivningsregler dannet ud fra en indberetningsfil, kan du vælge at fortryde oprettelse af overskrivningsreglerne ved at slette alle de viste overskrivningsregler.

 

 

Overskrivningsregler på baggrund af seneste indberetningsfil

For at mindske uhensigtsmæssighederne yderligere ved overgangen til Web, er det muligt at indlæse sin seneste indberetningsfil for 2. kvartal 2017 og få dannet overskrivningsregler automatisk ud fra denne fil. Bemærk, det skal være den fil, der er godkendt af ministeriet i forbindelse med den seneste indberetning, ellers giver det ikke nogen mening at bruge funktionen.

 

Indlæsningen foregår fra menuen ”Udtræk >> DU aktivitetsindberetning >> Opret overskrivningsregler”.

 

Indlæs filen via funktionen ”Indlæs indberetningsfil” og klik herefter ”Find mulige overskrivninger ud fra indlæst fil (Tager tid)”. Systemet vil således foreslå oprettelse af relevante overskrivningsregler, som brugeren kan godkende og aktivere via afkrydsning og klik på ”Tilføj overskrivningsregler”.

 

 

 

Fejlmeddelelser i logfilen

Følgende fejlmeddelelser kan forekomme i logfilen:

·         Ugyldige personnumre. (Kursisterne er IKKE udtrukket). ”Hvis de pågældende kursister har en opholdstilladelse OG et personnummer, så SKAL deres korrekte personnummer registreres og udtrækket gentages”.

Forklaring: Det er typisk kursister, der er blevet oprettet i LUDUS Suite med et midlertidigt / fiktivt CPR-nummer. Når CPR-nummer er i orden, skal det rettes til i LUDUS Suite, og kvartalet bør herefter genindberettes.

 

·         Manglende nationalitet. (Kursisterne er IKKE udtrukket) ”Du skal tilføje nationalitet til kursisterne og gentage udtrækket”.

 

Forklaring: Feltet ”Nationalitet” i ”Kursistadm >> Stamdata (DU)” er tomt. Udfyld feltet med information med kursistens nationalitet. Kendes nationaliteten ikke, kan værdien ”Ubestemt” benyttes.

 

·         Manglende 3-tegnsbetegnelse for nationalitet. (Kursisterne er IKKE udtrukket) ”Du skal angive en nationalitet, der har en 3-tegns betegnelse og gentage udtrækket”.

 

Forklaring: Feltet ”Nationalitet” i ”Kursistadm >> Stamdata (DU)” har en værdi uden officiel 3-tegns betegnelse tilknyttet.

 

·         Medbragt uddannelse ikke registreret

 

Forklaring: Feltet ”Uddannelsesniveau” i ”Kursistadm >> Stamdata (DU)” er tomt. Udfyld feltet med relevant information. Kendes værdien ikke, kan ”Ikke oplyst” benyttes.

 

·         Ugyldig henvisningskategori. (Henvisningen er IKKE udtrukket)

 

Forklaring: I praksis bør denne ikke forekomme, idet der løbende er validering af henvisningskategorier i systemet.

 

·         Manglende (primær) kommune. (Henvisningen er IKKE udtrukket)

Forklaring: Kommunekoden mangler på henvisningen i ”Kursistadm >> Henv./Ansøg.” Påfør denne. Kontrollér også, at korrekt kommunekode er angivet på kursistens stamdata.

 

·         Ugyldig kommune. (Henvisningen er IKKE udtrukket) ”Du skal angive en kommune på henvisningen i intervallet 100-999”

Forklaring: Kommunekoden på henvisningen i ”Kursistadm >> Henv./Ansøg.” er ikke gyldig. Vælg en anden. Kontrollér også, at korrekt kommunekode er angivet på kursistens stamdata.

 

·         Flg. kursister har en slutdato uden ophørsårsag:

 

Forklaring: Kursistens uddannelsesplan er lukket, men kursisten er ikke udmeldt pr. samme dato. Enten skal slutdatoen på uddannelsesplanelementet eller udmeldelsesdatoen redigeres, så disse passer sammen. Det er også en mulighed, at der er sket en forglemmelse, således at det nye element ikke er oprettet i kursistens uddannelsesplan i forbindelse med skift af DU og/eller modul uden bestået modultest.

 

·         Flg. kursister har en ophørsårsag uden slutdato:

Denne fejlmeddelelse bør ikke kunne forekomme, idet løbende valideringer i systemet bør forhindre dette.

 

·         Flg. kursister har bestået modultesten mere end 1 dag før slutdato på modulet: ”Det kan være en fejlregistrering, idet kursister som har bestået modultesten umiddelbart efter skal afmeldes modulet (og evt. tilmeldes næste modul). Såfremt slutdato og modultestdato ikke ligger indenfor samme kvartal, så vil indberetningen blive afvist i et af de pågældende kvartaler.”

 

Forklaring: Kursisten er enten udmeldt før datoen for bestået modultest, eller et nyt modul er oprettet i kursistens uddannelsesplan med startdato før datoen for bestået modultest på det forrige modul.

 

·         Flg. kursister har bestået modultesten efter slutdato på modulet: ”Det kan være en fejlregistrering, idet kursister normalt vil have undervisning helt frem til modultesten. Såfremt slutdato og modultestdato ikke ligger indenfor samme kvartal, så vil indberetningen blive afvist i et af de pågældende kvartaler.”

Forklaring: Det beståede modul i uddannelsesplanen er blevet lukket med en senere dato end datoen for bestået modultest. Uddannelsesplanelementet skal lukkes med samme dato som modulet er bestået. Er kursisten udmeldt efter bestået modultest, skal udmeldelsesdatoen være lig med datoen for bestået modultest.

 

·         Flg. kursister er ikke ophørt, men er heller ikke tilmeldt mere undervisning:

Forklaring: Kursisten har været tilmeldt et hold, der har nået sin slutdato, men kursisten er ikke udmeldt fra holdet, og dermed genereres ingen slutdato for forsøgsnummeret. Udmeld kursisten fra holdet.

  •  Flg. kursister har et modul der er afsluttet, men modulets slutdato indberettes ikke, da kursisten ikke har modtaget nogen undervisning dette kvartal på dette modul:

Forklaring: Kursisten har ikke modtaget nogen undervisning i kvartalet på dette modul, og dermed bliver modulet og dets slutdato ikke indberettet. Kursisten kommer ikke med i udtrækket, og det bør derfor kontrolleres, om der er lavet en registreringsfejl. Hvis kursisten ikke indberettes, kan det skabe problemer med forsøgsnummeret, hvis kursisten tilmeldes igen på samme modul senere hen.