Arkivering og sletning af kursister

AdgangAdgang- forudsat systemadministrator har tildelt dette menupunkt til en brugergruppe du tilhører - hvis du er administrativ medarbejder

Skolen må gemme oplysninger om en kursist så længe, som den har hjemmel til, og i dette menupunkt kan brugeren arkivere data, slette data og slette kursister, så skolen kan overholde gældende GDPR-lovgivning. Udgangspunktet for funktionerne er STIL's krav til, hvor længe skolerne skal opbevare forskellige typer af oplysninger. STIL's krav afspejles i konfigurationen i systemdelen, hvor det for hver datatype fremgår, hvor mange måneder og år, de skal opbevares. De data, der ikke er omfattet af STIL's krav, skal slettes, når en kursist slettes. Skolen har mulighed for at ændre på antallet af måneder og år for de forskellige datatyper. Du kan læse mere om konfigurationsmulighederne her.

For nogle data er det en forudsætning, at skolen vælger en såkaldt arkiveringskategori, når systemet skal afgøre, om data skal arkiveres og i så fald hvor længe, de må opbevares i LUDUS Suite's arkiv. Du kan læse mere om arkiveringskategorier her.

Skolen kan nogle steder konfigurere, hvilken arkiveringskategori, der automatisk skal vælges, se her. Nogle steder vælger systemet automatisk en arkiveringskategori, se her.

Datoen for, hvornår en kursist sidst har været aktiv på uddannelsen, er udgangspunktet for, hvor længe skolen skal opbevare oplysninger om kursisten. Systemet afsøger flere forskellige områder i LUDUS Suite for at finde datoen for en kursists seneste uddannelsesaktivitet. Du kan finde flere detaljer om dette her.

Med udgangspunkt i datoen for en kursists seneste uddannelsesaktivitet afgør systemet, hvilken af de følgende kategorier en kursist befinder sig i:

●	Kursister uden aktivitet
	En kursist, der er oprettet i LUDUS Suite for mere end 6 mdr. siden og som efter oprettelsen ikke har haft nogen uddannelsesaktiviteter, kan skolen fremsøge og slette på fanebladet Kursister uden aktivitet. Læs mere her.
●	Kursist med uddannelsesaktivitet, der ligger indenfor de seneste 6 måneder
	Systemet foretager sig ingenting ift. arkivering og sletning.
●	Kursist med uddannelsesaktivitet, der ligger mellem 6 måneder og 5 år tilbage
	Af hensyn til bl.a. supplerende aktivitetsindberetning opbevares kursisten og relevante data i 5 år efter seneste uddannelsesaktivitet. Nogle datatyper skal iflg. STIL's krav slettes indenfor disse 5 år, og skolen kan via fanebladet Slet forældede data fremsøge og slette disse data. Kursisten slettes ikke i den forbindelse. Læs mere her.
●	Kursist med uddannelsesaktivitet, der ligger mere end 5 år tilbage
	Skolen kan på fanebladet 'Arkivering og sletning' fremsøge kursister, der sidst har været aktive på uddannelsen for mere end 5 år siden, og arkivere kursistens data, der iflg. STIL's krav skal opbevares i mere end 5 år, og dernæst slette kursisten i LUDUS Suite. Arkiveringen og sletningen foretages af kørslen 'Arkiver og slet kursister', som skolen skal afvikle. Kursistens arkiverede data vil efterfølgende kunne fremsøges på fanebladet Arkiv. Læs mere her .

Kørsler

Udover de to kørsler 'Slet forældede kursistdata' og 'Arkiver og slet kursister', kan skolen benytte de følgende kørsler for at overholde kravene i GDPR-lovgivningen:

●	'Slet forældede aktivitetsdata'
	Kørslen 'Slet forældede aktivitetsdata', der ligger under Kørsler>>Oprydning, sørger for, at persondata, der ikke er relateret til en kursist, bliver slettet. Du kan læse mere om kørslen her.
●	'Slet forældede logdata'
	Kørslen 'Slet forældede logdata' sørger for at slette forældede data i en række forskellige logfiler. Du kan læse mere om kørslen her.
●	'Slet data i arkivet'
	Når en kursist arkiveres og slettes, stemples de forskellige data med en 'slettedato', der fortæller, hvornår de forskellige data må slettes fra arkivet. Kørslen 'Slet data i arkivet', der ligger under Kørsler>>Arkivering og sletning af kursister, sørger for, at data bliver slettet i arkivet jf. dataenes slettedato, når skolen afvikler den. Du kan læse mere om kørslen her .

Slet enkelt kursist

Kursister kan arkiveres og slettes på fanebladet Arkivering og sletning, men skolen kan også slette og evt. arkivere en enkelt kursist. Det gøres på fanebladet Slet enkelt kursist. Brugeren skal tildeles adgang til fanebladet i LUDUS Web system.

Se data i arkivet

Når en kursist er blevet arkiveret og slettet, kan de arkiverede data ses på fanebladet Arkiv. De arkiverede data vises på forskellige faneblade, og på hvert faneblad kan oplysningerne eksporteres.

Arkivering og sletning

På fanebladet Arkivering og sletning er det muligt at fremsøge de kursister, der ikke har haft uddannelsesaktivitet i mindst 5 år, og sørge for, at de bliver arkiveret og slettet.

Arkiveringen og sletningen foregår i følgende trin:

1.	På fanebladet Må slettes fremsøger Bruger 1 de kursister, der har været inaktive i 5 år (brugeren kan vælge et højere antal år for at indskrænke søgningen).
	a.	Systemet finder de kursister, der ikke har haft uddannelsesaktivitet i mindst 5 år.
	b.	Med et klik på en kursists kursistnummer kan du åbne menupunktet 'Kursistadm'.
2.	Bruger 1 vælger én, flere eller alle kursister og klikker på 'Overfør til godkendelse'.
3.	På fanebladet Skal godkendes fremsøger Bruger 2 de kursister, der skal godkendes.
4.	Bruger 2 vælger én, flere eller alle kursister og klikker på 'Godkend'.
	a.	Bruger 2 kan også vælge at klikke på 'Fortryd'-knappen, hvilket fører de valgte kursister tilbage til fanebladet Må slettes.
5.	På fanebladet Slettes af kørsel vises de kursister, som vil blive slettet af kørslen 'Arkiver og slet kursister'.
6.	Skolen afvikler kørslen 'Arkiver og slet kursister', og derved arkiveres og slettes de pågældende kursister. Kørslen 'Arkiver og slet kursister' fungerer på følgende måde:
	a.	Systemet kopierer alle oplysninger, som skolen har pligt til at gemme, over i LUDUS Suite's arkiv.
	b.	Med udgangspunkt i konfigurationen i systemdelen, tildeles hver oplysning en 'slettedato', der fortæller, hvornår oplysningen skal slettes fra arkivet.
	c.	Når alle relevante oplysninger er kopieret til arkivet, så slettes kursisten sammen med de data, som skolen ikke har pligt til at opbevare.

Når slettedatoen på en oplysning overskrides, så sørger kørslen 'Slet data fra arkivet' for at slette oplysningen fra arkivet.

Der står 'Bruger 1' og 'Bruger 2', da der er særskilte rettigheder til funktionerne 'Overfør til godkendelse' og 'Godkend', og skolen kan dermed tildele rettigheder til de to funktioner til forskellige brugere.

Hvis kørslen skulle fejle for en kursist, så hverken arkiveres eller slettes kursisten, og kørslen vil fortsætte med arkivering og sletning af den næste kursist. Kursister, der er fejlet, vil fremgå af fanebladet Fejl.

På alle faneblade kan du eksportere indholdet i oversigterne.

Kursister uden aktivitet

På fanebladet Kursister uden aktivitet kan du fremsøge kursister, der er oprettet for mere en 6 måneder siden, og som ikke har haft nogen uddannelsesaktivitet. Systemet ser således bort fra de kursister, som kun er oprettet indenfor 6 mdr., men hvor de endnu ikke er blevet fx tilmeldt undervisning.

Bemærk, at en ansøgning om optagelse opfattes som aktivitet, og kursister med tilknyttede ansøgninger bliver ikke slettet af denne funktion.

På fanebladet Grupper af kursister vises kursisterne grupperet efter hvilke data, de har liggende i systemet. Denne funktion er kun tiltænkt de brugere, der ønsker at se, hvilke tabeller i databasen, de fundne kursister vil få slettet data i.

1. Fremsøg kursisterne

2. Vælg en, flere eller alle kursister

3. Klik på 'Slet'

Slet forældede data

På fanebladet Arkivering og sletning er det ikke muligt at arkivere og slette kursister, før de har været inaktive i 5 år eller mere. Skolen har imidlertid pligt til at slette enkelte datatyper, før de fem år er gået, og det kan gøres på fanebladet Slet forældede data, hvor kursister, der ikke har haft uddannelsesaktivitet imellem 6 måneder og 5 år, kan fremsøges.

Sletningen sker i følgende trin:

1.	På fanebladet 'Må slettes' fremsøger Bruger 1 de kursister, der har forældede data.
	a.	Systemet finder de kursister, der ikke har haft uddannelsesaktivitet imellem 6 måneder og 5 år (kursister, der ikke har haft uddannelsesaktivitet i mere end 5 år, fremsøges på fanebladet Arkivering og sletning).
	b.	Med et klik på en kursists kursistnummer kan du åbne menupunktet Kursistadm.
2.	Bruger 1 vælger én, flere eller alle kursister og klikker på 'Overfør til godkendelse'.
3.	På fanebladet Skal godkendes fremsøger Bruger 2 de kursister, der skal godkendes.
4.	Bruger 2 vælger én, flere eller alle kursister og klikker på 'Godkend'.
	a.	Bruger 2 kan også vælge at klikke på 'Fortryd'-knappen, hvilket fører de valgte kursister tilbage til fanebladet Må slettes.
5.	På fanebladet Slettes af kørsel vises de kursister, der har forældede data, som vil blive slettet af kørslen 'Slet forældede data'.
6.	Skolen afvikler kørslen 'Slet forældede kursistdata', og derved slettes de forældede data, men kursisterne slettes ikke.

Skulle der opstå fejl i forbindelse med kørslens sletning vil det fremgå af faneladet Fejl.

På alle faneblade kan du eksportere indholdet i oversigterne.

Ansøgninger om optagelse på Gym og EUD slettes af funktionen 'Slet forældede data' jf. konfigurationen i systemdelen, og de kan derefter ikke længere ses i LUDUS Suite.