Skriveformer ved eksamen

 

Gøremålet Skriveformer understøtter den samlede arbejdsgang forbundet med at indhente kursisternes ønsker til skriveform ved den forestående eksamen og gennemføre den detaljerede planlægning.

 

For at opnå at så mange kursister som muligt dels får ansøgt rettidigt om ønsket skriveform til eksamen får skolen mulighed for at indsamle disse ønsker via gøremål, da dette fritager kursisterne for selv at tage initiativ til sende en ansøgning om ønsket skriveform. Gøremålet vil repræsentere ansøgningen og kursisterne kan i princippet nøjes med at udføre gøremålet i de eksaminer, hvor de ønsker at benytte skolens PC til eksamen eller hvor de medbringer egen IT-rygsæk.

 

Den samlede arbejdsgang består af følgende trin:

 

  1. Skolen udsender ansøgningsskemaer (i form af gøremål af typen ’Skriveform’) til kursister, der er tilmeldt skriftlig eksamen i  en given termin

  2. Kursisterne udfører de tildelte gøremål

  3. Skolen trækker en samlet oversigt over ønsker til skriveform

  4. Skolen afgør hvilke kursister, der får deres ønske om skriveform opfyldt

  5. Skolen registrerer hvilke kursister, der har fået deres ønske opfyldt og giver de øvrige kursister besked om, at deres ønske ikke kunne opfyldes

  6. Kursisterne orienterer sig om status på deres tilmeldinger til kommende eksaminer  inklusiv  eventuelle ønsker til skriveform

  7. Skolen korrigerer den tildelte skriveform for en enkelt kursist

  8. Skolen afslutter gøremål, der ikke er udført

 

 

 

1: Skolen udsender ansøgningsskemaer

Tildeling af gøremålet skriveformer sker via fanebladet Tildeling.

 

Hvilke kursister, der skal modtage gøremålet, bestemmes af de værdier, du angiver i felterne Termin, Fagtype og Afdeling. Du skal angive en termin (blandt de fremtidige terminer) og du kan angive en fagtype og/eller en afdeling. Gennem dette filter udpeger du, hvilke skriftlige eksaminer på den valgte termin, i fag med den angivne fagtype og på moduler på den angivne afdeling, der skal udsendes gøremål for. Hvis en kursist er tilmeldt flere af disse eksaminer, modtager vedkommende et gøremål for hver eksamen.

 

Inden du kan tildele gøremålet til de kursister (eksamenstilmeldinger), du har udpeget gennem filteret, skal du angive den instruks, som kursisten bliver præsenteret for, når vedkommende skal udføre gøremålet, samt hvilken kontaktgruppe der skal behandle det gøremål, du er ved at udsende. Du har således mulighed for at lade én kontaktgruppe tage sig af eksaminer af en given fagtype eller af eksaminer på en given afdeling, og lade andre grupper tage sig af andre ekaminer. Hvis skolen i systemdelen har konfigureret Skriveform-gøremålet til at indeholde en instruks, vil denne tekst blive anvendt som udgangpunkt, men du kan rette i instruksen, inden gøremålene sendes ud til kursisterne.

 

Du gennemfører tildelingen med knappen ’Tildel gøremål’ og systemet kvitterer med en besked om hvor mange gøremål der blev tildelt.

 

Hvis du får behov for at tildele gøremål til samme termin igen (f.eks. som følge af sene tilmeldinger eller holdflytninger) kan du blot gennemføre tildelingen igen, da systemet ikke vil tildele nye gøremål til kursister, der i forvejen har fået tildelt et gøremål til den pågældende eksamen.

 

 

2: Kursisten udfører de tildelte gøremål

De gøremål, kursisten har fået tildelt, optræder i menupunktet Aktuelt og i fanen To-do under menupunktet Kursist. ”Ansøgningsskemaerne” vil optræde med teksten ’Ønske om skriveform til skriftlig eksamen’, og kursisten skal udføre hvert gøremål for sig.

 

Når kursisten åbner gøremålet, bliver vedkommende præsenteret for den instruks, som du angav ved tildelingen af gøremål, samt en identifikation af, hvilken eksamen der er tale om (gennem termin og fag).

 

Kursisten skal vælge én af følgende skriveformer: ’Skolens PC’, ’Egen PC’, ’Blyant’ eller ’Medbringer egen IT-rygsæk’. Som udgangspunkt er der valgt ’Blyant’.

 

Hvis kursisten vælger ’Egen PC’, ’Blyant’ eller ’Medbringer egen IT-rygsæk’, bliver dette umiddelbart registreret som kursistens eksamensvilkår til denne eksamen, og der er ikke behov for yderligere sagsbehandling.

 

Hvis kursisten vælger ’Skolens PC’ vil gøremålet efterfølgende optræde blandt de gøremål, der skal sagsbehandles.

 

Når kursisten udfører gøremålet (afslutter dialogen ved at trykke på ’Gem og luk’) forsvinder gøremålet fra kursistens To-do-liste.

 

 

3: Skolen trækker en samlet oversigt over ønsker til skriveform

På fanebladet Eksport kan du fremsøge kursister sammen med oplysninger om deres eksaminer ved en given termin, herunder ønsker til skriveform. Oversigten kan eksporteres til en csv-fil ved hjælp af knappen Eksporter.

 

I oversigten udfyldes kolonnen ’Dato’ med datoen for den enkelte eksamination (hvis denne er kendt) og ellers med datoerne fra det tilhørende eksamenmoduls eksamensdage (hvis disse er registreret).

 

Regnearket vil både indeholde en kolonne med kursisternes ønske til skriveform og en kolonne til at registrere den skriveform, som eventuelt er blevet tildelt til kursisten.

 

 

4: Skolen afgør hvilke kursister der får deres ønske om skriveform opfyldt

På baggrund af regnearket (og den planlagte lokalefordeling?) beslutter skolen hvor mange (og dermed hvilke) kursister, der kan få deres ønske til skriveform opfyldt.

 

Beslutningen fastholdes – muligvis i regnearket.

 

 

5: Beslutningen om opfyldte ønsker til skriveform registreres

Beslutningen om, hvilke kursister der har fået deres ønske om skriveform opfyldt, registreres gennem afslutning af de gøremål, der stadig står til behandling. Dette gennemføres fra fanen Sagsbehandling (som du finder under Gøremål > Skriveform). Her kan du udvælge kursister ud fra dato for eksamen, termin, fagtype, fag og/eller den tilknyttede kontaktgruppe.

 

I den liste, du får vist, kan du markere de kursister, du vil arbejde med, og derefter vælge knappen Rediger valgte, som giver dig mulighed for at angive den skriveform, der skal tildeles. I forbindelse med tildelingen kan du skrive en bemærkning, der gemmes sammen med gøremålet, og du kan vælge at sende en besked til de valgte kursister.

 

Du kan vælge at sagsbehandle en enkelt eksamenstilmelding ad gangen med den gule redigeringsblyant .

 

 

6: Kursisten orienterer sig om status på sine eksamenstilmeldinger

Kursisten kan løbende orientere sig om, hvorvidt vedkommendes ønsker til skriveform er blevet imødekommet, ved at benytte fanen Kursist > Eksamenstilmeldinger. Denne faner viser som udgangspunkt alle fremtidige eksaminer, og kursisten har mulighed for at få vist tidligere eksaminer.

 

Hvis kursisten ikke er blevet udtrukket til eksamen i et fag, vil faget optræde i listen som en kommende eksamen, indtil resultatet af eksamensudtrækningen er blevet offentliggjort.

 

 

7: Skolen korrigerer eksamensvilkår for en kursist

Hvis skolen får behov for at ændre på den tildelte skriveform (f.eks. hvis én kursist har frameldt en eksamen og dermed efterladt en ledig PC) eller hvis kursisten alligevel ønsker at benytte skolens PC (og der er mulighed for at lade kursisten gøre det), kan eksamensvilkårene ændres fra fanen Kursist > Eksamenstilmeldinger.

 

Hvis du har fået tildelt funktionen Rediger eksamensvilkår under menupunktet Kursist, vil du i listen over kursistens eksamenstilmeldinger se en blyant, som kan benyttes til at redigere (eller registrere) eksamensvilkår til den pågældende (skriftlige) eksamen. Fra dialogen er der samtidig mulighed for at sende en besked til kursisten.

 

 

 

8: Skolen afslutter gøremål, der ikke er udført

Når ansøgningsfristen udløber, vil der med stor sandsynlighed være kursister, der ikke har udført deres tildelte gøremål, og som skolen derfor vil opfatte, som om de ikke har ansøgt om anden skriveform (end ’Blyant’).

 

Disse gøremål kan skolen afslutte på fanebladet Opfølgning (dvs. give dem status ADMINISTRATIVT_LUKKET), så de ikke længere vil optræde blandt de gøremål, kursisten forventes at udføre, og så de ikke længere vil optræde blandt de udestående gøremål.

 

På fanebladet Opfølgning  har du mulighed for at danne dig et overblik over samtlige uafsluttede gøremål (af typen ’Skriveform’) som skal behandles af en af de kontaktgrupper, du er medlem af. Du har også mulighed for at afgrænse disse gøremål på Kontaktgruppe, Termin, Fagtype og Fag.

 

Hvis vil lukke et enkelt gøremål, kan du gennemføre dette ved at benytte det røde kryds ud for gøremålet.

 

Hvis du vil lukke samtlige gøremål i oversigten, kan du gennemføre dette ved at benytte knappen ’Luk gøremål...’. Hvis du benytter denne knap, vil systemet åbne en dialog, hvor det fremgår hvor mange gøremål du er i færd med at lukke. Du kan anføre en forklaring til, hvorfor du lukker gøremålene, og inden du lukker gøremålene, har du mulighed for at sende en besked til de berørte kursister ved at benytte knappen ’Send besked’ fra dialogen.