Kassesalg

AdgangAdgang-  forudsat systemadministrator har tildelt dette menupunkt til en brugergruppe du tilhører - kun til brugere oprettet i den tilsvarende systemdel

 

Kassesalg er en selvstændig applikation, der benyttes ved salg af kurser. Den er kun tilgængelig via tilkøb, der kan ske ved henvendelse til LUDUS Service, telefon 3614 7070 eller mail sc-ludus@csc.com.

 

Applikationen Kassesalg indeholder fire faneblade til hver sit formål:

 

 

Bemærk, at der inden anvendelsen skal foretages klargøringer i systemdelens faneblad Kassesalg, hvor der som minimum skal oprettes brugere. Desuden skal der i den almindelige del af LUDUS Web oprettes skabeloner for kvitteringer og kreditnotaer.

 

 

 

Salg

Når en kommende kursist henvender sig for at købe et kursus, skal du vælge fanebladet Salg.

 

Trin 1: Vælg kursus

Øverst på fanebladet er en progressionslinje, der viser salgets 5 skridt. Ved valg af fanebladet åbner det med trin 1.

 

Angiv søgekriterier, dvs. udfyld passende dele af fagkode, holdid og holdstart. Søg ved at taste Enter, eller ved at aktivere søgeknappen

 

Kassesalg viser nu en liste med de kurser, der passer med det angivne filter. Listen indeholder følgende oplysninger om hvert kursus:

  • holdId
  • holdStart
  • fag (synonym eller fag eller navn fra lokalfag)
  • navn (fra holdet)
  • antal lektioner i alt
  • størrelse
  • antal tilmeldte
  • antal på venteliste
  • ugedage, hvor kurset afvikles
  • pris (alternativ pris)
  • pris 2 (alternativ pris 2)
  • undervisere
  • status

 

Kurser med status 'Opgivet' fremgår af listen, men med anderledes skrift, og disse kurser kan ikke sælges.

 

Når et kursus markeres, viser applikationen nedenunder oplysninger om kursets periode, skema og eventuelt en beskrivelse. Når det ønskede kursus er markeret, kan salget startes ved at vælge knappen Næste. Hvis kursets pladser er optaget, advarer Kassesalg med en mulighed for alligevel at fortsætte salget (ved vurdering af, om kurset er optaget, ses både på antallet af aktive kursister og antallet af kursister på venteliste).

 

Normalt vil listen kun omfatte kurser, der ikke er afsluttet, men for at kunne håndtere situationer, hvor kursister har "glemt" at betale for et kursus, er der mulighed for at vælge i stedet at vise kurser, der er afsluttet inden for det seneste år og dermed opkræve betaling for et kursus, der er afsluttet.

 

 

Trin 2: Indskriv kursist

Her skal mindst de tre felter med stjerne udfyldes: Personnummer, Fornavn og Efternavn.

 

Hvis kursisten i forvejen findes i LUDUS, kan kursistens oplysninger fremsøges ved at angive (dele af) personnummer, fornavn og efternavn og benytte det orange S. Man kan også søge ved at angive fuldt personnummer og vælge at slå op i CPR-registeret ved hjælp af knappen CPR-opslag.

 

Der kan registreres disse oplysninger:

  • personnummer
  • fornavn
  • efternavn
  • coNavn
  • adresse
  • postnummer
  • by
  • telefonnumre
  • mailadresse
  • nationalitet
  • modersmål
  • kommune (udfyldes ved CPR-opslag)

 

Herudover kan der registreres en bemærkning, der er relevant for dette (og fremtidige) salg af kurser til kursisten (f.eks. at kursisten har dokumenteret at vedkommende er pensionist). Ved fremtidige kassesalg til samme kursist, vil systemet præsentere denne bemærkning for brugeren, og såfremt der er registreret journaloplysninger om kursisten i LUDUS, vil brugeren også blive gjort opmærksom på dette.

 

Når kursisten indskrives, sættes 'Videregive oplysninger' altid til 'Ja'. Betydningen er beskrevet under Generelt>>Tilladelse til at videregive oplysninger.

 

Fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 3: Kontroller kursist

Her vises oversigt over kursistens tidligere kurser samt regnskab.

 

Kursistens regnskab indeholder samtlige posteringer, der er registreret på kursisten.

 

Listen over posteringer indeholder følgende oplysninger:

  • posteringsdato
  • holdid
  • holdstart
  • navn (fra hold)
  • fag (synonym eller fag eller navn fra lokalfag)
  • beløb
  • posteringstype
  • betalingstype
  • betalingsstatus

 

Listen er sorteret på

  1. posteringsdato
  2. holdid

 

Af regnskabet fremgår kursistens saldo.

 

Kursistens kursushistorik indeholder en oversigt over samtlige tidligere kurser.

Oversigten indeholder følgende oplysninger:

  • holdid
  • holdstart
  • fagkode

 

Fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 4: Kontroller salg

Her gennemføres salget, efter at pris m.m. er valgt.

 

Som udgangspunkt er betalingsstatus sat til 'Ingen rabat', men det er muligt i stedet at angive Pensionist, SU-modtager eller Ledig.

 

Hvis betalingsstatus er 'ingen rabat', foreslår LUDUS Web undervisningsmodulets alternative pris, og ellers alternativ pris 2. Det er muligt at vælge en anden pris, og det er endda muligt selv at taste et tredje beløb - i så fald skal der indtastes en forklaring i bemærkningsfeltet, før det er muligt at fortsætte til trin 5.

 

Vælg betalingstype: Kontant, Dankort, Kreditkort, Bankoverførsel, Faktura, Online-Dankort, Online-Kreditkort, Online-Bankoverførsel, Online-Faktura. Der skal vælges en type.

 

Eventuel bemærkning til salget (d.v.s. posteringen) angives (kun obligatorisk, hvis der er indtastet en pris for kurset i stedet for de angivne valgmuligheder)

 

Salget effektueres ved at vælge Næste.

 

 

Trin 5: Udskriv kvittering

Hvis der i systemdelen er designet en kvittering, kan denne udskrives herfra. Vælg Næste eller Start forfra for at gøre systemet klar til næste salg.

 

 

Tilbage til toppen

Rabat

Det er muligt at give rabat med tilbagevirkende kraft. Dette kan fx benyttes, hvis en kursist køber et kursus uden at kunne dokumentere, at vedkommende er berettiget til rabat, og derfor betaler fuld pris. Når kursisten vender tilbage med dokumentationen, kan prisforskellen refunderes via fanebladet Rabat.

 

 

Trin 1: Søg kursist

Kursisten fremsøges ved hel eller delvis udfyldelse af nogle af felterne med personnummer, fornavn og efternavn, eller ved angivelse af kursistnummer. der kan benyttes jokertegn ved de tre førstnævnte felter.

 

Fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 2: Vælg kursus

Her vises de kurser, kursisten er tilmeldt, sammen med en oversigt over posteringer i forbindelse med hvert kursus. Vælg det ønskede kursus og fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 3: Korriger

Her skal angives betalingsstatus (dvs Pensionist, SU-modtager, Ledig eller Ingen rabat). I feltet til pris kan vælges mellem de to priser, som er angivet i LUDUS, og det er desuden muligt at indtaste et tredje beløb. Applikationen beregner på dette grundlag, hvor meget kursisten skal have refunderet, og du skal vælge, hvordan refusionen udbetales.

 

Fortsæt ved at vælge Næste. Herved registreres refusionen.

 

 

Trin 4: Kvittering

Hvis der i systemdelen er designet en kvittering, kan denne udskrives herfra.

 

Vælg Næste eller Start forfra for at gøre systemet klar til næste refusion.

 

 

Tilbage til toppen

Udskriv kvittering

Det er muligt at give rabat med tilbagevirkende kraft. Dette kan fx benyttes, hvis en kursist køber et kursus uden at kunne dokumentere, at vedkommende er berettiget til rabat, og derfor betaler fuld pris. Når kursisten vender tilbage med dokumentationen, kan prisforskellen refunderes via fanebladet Rabat.

 

 

Trin 1: Søg kursist

Kursisten fremsøges ved hel eller delvis udfyldelse af nogle af felterne med personnummer, fornavn og efternavn, eller ved angivelse af kursistnummer. der kan benyttes jokertegn ved de tre førstnævnte felter.

 

Fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 2: Regnskab

Her vises regnskab over alle ind- og udbetalinger i forbindelse med kursisten, ligesom under "Salg" punkt 3.

 

Udpeg den indbetaling (med teksten Deltagerbetaling), som kursisten ønsker kvittering for, og fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 3: Kvittering

Her vises kvitteringen, som kan udskrives med knappen "Udskriv kvittering". Oplysninger om kurset hentes fra LUDUS på udskriftstidspunktet og er derfor ikke nødvendigvis de samme, som da den oprindelige kvittering blev udskrevet, idet der kan være foretaget ændringer i LUDUS.

 

Vælg Næste eller Start forfra for at gøre systemet klar til næste genudskrivning af kvittering.

 

 

 

Tilbage til toppen

Annullering

 

Det er muligt at annullere et køb af et kursus.

 

 

Trin 1: Søg kursist

Kursisten fremsøges ved hel eller delvis udfyldelse af nogle af felterne med personnummer, fornavn og efternavn, eller ved angivelse af kursistnummer. der kan benyttes jokertegn ved de tre førstnævnte felter.

 

Fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 2: Vælg kursus

Her vises de kurser, kursisten er tilmeldt, sammen med en oversigt over posteringer i forbindelse med hvert kursus.

 

Vælg det ønskede kursus og fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 3: Udbetaling

Vælg betalingstype: Kontant, Dankort, Kreditkort, Bankoverførsel, Faktura, Online-Dankort, Online-Kreditkort, Online-Bankoverførsel, Online-Faktura. Der skal vælges en type.

 

Fortsæt ved at vælge Næste.

 

 

Trin 4: Kvittering

Her gives mulighed for at udskrive kreditnotaen ved valg af knappen "Udskriv kvittering".

 

Vælg Næste eller Start forfra for at gøre systemet klar til næste genudskrivning af kvittering. Bemærk, at disse knapper ikke virker, så længe printdialogen er åben.

 

 

 

 

Tilbage til toppen

Kasseopgørelse

På fanebladet Kasseopgørelse kan man generere en CSV-fil med alle posteringer for en periode, der angives ved udpegning af datoer i to kalendere. De angivne datoer er inklusive, og default er dags dato.

 

Den genererede fil indeholder disse felter:

 

  • id
  • dato
  • holdid
  • holdstart
  • holdnavn
  • fagkode
  • personnummer
  • betalingstype
  • betalingsstatus
  • posteringstype
  • beløb
  • bemærkning

 

Filen navngives efter det tidspunkt, hvor den er genereret, med følgende format: YYYY-MM-DD_HH_SS.csv

 

 

Tilbage til toppen