Ungedatabasen
AdgangAdgang hvis du er administrativ medarbejder
Via menupunktet Ungedatabasen kan du fremsøge udvalgte indberetninger for en periode, eller du kan fremsøge indberetninger for en given kursist. Det er normalt det sidste, man har brug for ved fejlfinding, eller hvis en UU-vejleder henvender sig vedrørende en bestemt kursist.
|
●
|
||
●
|
|||
●
|
|||
●
|
|||
●
|
|||
● |
|||
|
|
- |
|
|
|
- |
|
|
|
- |
|
● |
|||
Visninger i menupunktet Ungedatabasen
Når der er fremsøgt indberetninger vises der 2 lodrette grå streger.
● |
Før den første vises oplysninger om kursisten
|
|
● |
Mellem de to vises, hvad der er indberettet til Uddannelsesdatabasen (fra kolonnen Udd-Status til og med kolonnen Annulleret)
|
|
● |
Efter den sidste vises det datagrundlag, der ligger til grund for indberetningen |
Forklaring på en række udvalgte kolonner:
● |
Hændelsesdato: Det kan være en af følgende:
|
|
● |
Forløbsid og hændelsesid: Oplysninger, som indberetningen bruger til at hægte de forskellige indberetninger sammen.
|
|
●
|
GennemførtHf: Har kursist fået udstedt et hf-e eksamensbevis (Ja/Nej) |
|
●
|
Udmeld årsag: Her vises koden for de udmeldelsesårsager, som skolen har oprettet under menupunktet Koder>>Udmeldelsesårsager. I parentesen vise den tilknyttede afbrudsårsag fra Ungedatabasen (STIL), Hvis der ikke vises en kode foran parentes skyldes det at kursisten ikke bevist er udmeldelse fra skolen, men at systemet har sendt et afbrud i et forsøg på at ryde op i Ungedatabasen. Dette kan fx skyldes at tilmeldinger at annuleret/slettet. |
Specielt for annullering: Hvis en indberetning annulleres, ses det som to trin. Først indberettes annulleringen og flag Annulleret sættes til ”Ja” og Indberetningsstatus til ”Afsendt”. Når der modtages et OK-svar fra Ungedatabasen sættes Indberetningsstatus til ”Annulleret”.
Generelt om Ungedatabasen
Ungedatabasen har afløst Tilbagemelding.dk i sommeren 2017.
Læs mere om Ungedatabasen på STIL’s hjemmeside stil.dk
Skoler, der er omfattet at indberetningspligten til Ungedatabasen og som bruger LUDUS Suite, skal indberette uddannelsesstatus for alle kursister, indtil de fylder 30 år, således at UU-vejlederne i kommunerne kan følge op på, om borgere under 30 år er i job eller uddannelse.
Overordnet om indberetningen
● |
Indberetningen sker på skolens juridiske institutionsnummer. Eventuelle afdelingsnumre indgår ikke i indberetningen.
|
|
● |
Der indberettes særskilt for hver af uddannelsesområderne HF, STX/STK, HHX, HF-E, AVU, FVU, OBU, DU og for EUD på baggrund af oprettede elevforløb.
|
|
● |
Når kursisten starter, indberettes der en startdato for en eller flere af ovenstående uddannelsesområder. Startdatoen sendes op til 100 dage, før kursisten starter. Den dag, kursisten slutter på et givet uddannelsesområde, indberettes der en afslutningsdato og information om, hvorvidt uddannelsen er afbrudt (hvis kursisten er udmeldt) eller kursisten har gennemført (hvis kursisten ikke er udmeldt). |
Afbrudsårsag Ungedatabasen / Udmeldelsesårsager
Det er vigtigt, at skoler, der skal indberette til Ungedatabasen, tilknytter afbrudsårsager fra Ungedatabasen (STIL) til de udmeldelsesårsager, som skolen selv har oprettet. Dette gøres under menupunktet Koder >> Udmeldelsesårsager.
De af Ungedatabasen (STIL) udmeldte afbrudsårsager er:
1 Uddannelsen ikke påbegyndt
2 Fravær
3 P.g.a sygdom
4 Faglige krav
5 Ændret uddannelse
6 Skiftet hovedskole
7 Skiftet hovedskole og ændret uddannelse
8 Andet
9 Ukendt / ikke oplyst
10 Død
11 Uddannelsesaftale ophævet
12 Gennemført GF2, fortsætter ej
13 Ikke bestået afsluttende eksamen
Arbejdsgang
1. |
Opsætning og opstart: Afvent nærmere besked, når STIL er blevet klar.
|
|
2. |
Daglig drift: de to kørsler Indsend til Ungedatabasen og Hent svar fra Ungedatabasen skal afvikles dagligt, således at Indsend til Ungedatabasen afvikles mindst 3 timer før Hent svar fra Ungedatabasen.
|
|
3. |
De administrative medarbejdere, der er valgt til at modtage beskeder i forbindelsen med afviklingen af de to kørsler, bliver løbende informeret om, hvad der er indberettet og om evt. fejl og advarsler.
|
|
4. |
Via menupunktet Ungedatabasen kan man for en periode få vist, hvad der er indberettet, eller man kan vælge at se, hvad der er indberettet for en give kursist. Det er vigtigt at forholde sig til indholdet af de beskeder der sendes til brugerne. I beskederne meldes der evt. om to fejltyper: Advarsler: der ikke er så vigtige, det bør dog undersøges, hvad det er der advares imod. Desuden kan der komme besked om fejl, disse fejl skal brugeren undersøge evt. i samarbejde med DXC LUDUS helpdisk. |
Mere detaljeret om indberetningen
I det følgende skelnes der mellem fuldtidsuddannelser (stx/stk, hf og hhx) og enkeltfagsuddannelser (hf-e, gs/gsk, avu, fvu, obu og du).
Fuldtidsuddannelser (stx/stk, hf og hhx)
Skærmprint for en kursistuddannelse i LUDUS:
Det er data fra de markerede felter, der danner grundlag for indberetningen.
Der indberettes kun en startdato, hvis der er mærke i Optaget. Fjernes dette mærke, inden der er indberettet "afbrud" eller "gennemført", sørger systemet for, at der enten indberettes en annullering af tidligere indsendte data, hvis mærket fjernes før startdato, eller der indsendes et afbrud med udmeldelsesårsag ”Andet”
Udmeldes kursisten, indberettes der et afbrud med tilhørende udmeldelsesårsag. Udmeldelsen indberettes på den dato, der står i feltet Udmeldingsdato.
Når der udstedes et eksamensbevis, indberettes der "gennemført".
Hvis kursisten ikke består eksamen og der dermed ikke udstedes et bevis, indberettes der et afbrud med Udmeldelsesårsag ”Ikke bestået afsluttende eksamen”.
Slettes en kursist, hvor der kun er indberettet en startdato, dvs. uddannelsesstatus er optaget, indberetter systemet en annullering af det tidligere indberettede.
Enkeltfagsuddannelser (hf-e, gs/gsk, avu, fvu, obu og du)
Når systemet beregner om en kursist er aktiv på en af disse uddannelser, er det tilmeldingerne til undervisningsmoduler i LUDUS (hf-e, gs/gsk og avu) og tilmeldingerne til webhold i LUDUS Web (fvu, obu og du), der indgår i denne beregning.
Specielt for undervisningsmoduler i LUDUS: Hvis en kursist er tilmeldt et undervisningsmodul, hvor der IKKE er mærke i feltet Medtages, indgår denne tilmelding ikke i beregningen for om kursisten er aktiv.
Eksempel FVU:
Denne fvu kursist betragtes som aktiv i hele perioden fra den 15-08-2017 til den 15-05-2018, da perioden mellem den 15/12-2017 og 05-01-2018 er mindre end 100 dage (grøn markering).
Hvis slippet (indikeret med den grønne boks) er større end 100 dage, indberettes startdatoen 15-08-17 op til 100 dage før kursisten starter og den 15-12-2017 indberettes der en slutdato (afbrud med udmeldelsesårsag, hvis kursisten er udmeldt eller et gennemført, hvis han ikke er udmeldt).
Bemærk:
● |
For FVU og OBU betragtes udmeldelsesårsagen AFSLUTTET – Planlagt slut på samme måde som hvis kursisten ikke er udmeldt fra et hold før holdslut. Altså får kursisten her status gennemført, hvis det er udmeldelsesårsagen AFSLUTTET – Planlagt slut på det sidste hold.
|
|
● |
For DU kursister betragtes ophørsårsag med værdien ”0” som et internt skifte, hvor kursisten stadig er optaget og ophørsårsag med værdien ”1” betragtes som at kursisten har gennemført. |
Den efterfølgende start indberettes op til 100 dage før den nye startdato.
Udmeldelser:
Når kursisten udmeldes fra det sidste fag på en given uddannelse, sendes der et afbrud for denne uddannelse med den tilhørende Udmeldelsesårsag.
Slettes en kursist, hvor der kun er indberettet en startdato, indberetter systemet efterfølgende en annullering til den tidligere indberettede startdato.
Annullering af tilmeldinger (hf-e, gsk og avu) og sletning af tilmeldinger (fvu, obu og du)
Der er 2 scenarier:
Scenarie 1:
Den 28-06-2017 tilmeldes kursisten på de to hold ovenfor og der indberettes samme dag en opstartsdato til Ungedatabasen
Den 30-06-2017, altså før kursisten starter på undervisningen, slettes begge tilmeldinger til fvu holdene ovenfor, samme dag indberetter systemet en annullering til den indsendte startdato.
Scenarie 2:
Den 28-06-2017 indmeldes kursisten på de to hold ovenfor og der indberettes samme dag en opstartsdato til Ungedatabasen
Den 20-08-2017, altså efter kursisten er startet på undervisningen, slettes begge tilmeldinger til fvu holdene ovenfor, samme dag indberetter systemet et afbrud på uddannelsen, da UU vejlederne jo regner med at kursisten er tilmeldt undervisning på skolen indtil da.
Skolen burde ikke i dette tilfælde slette tilmeldingerne, men i stedet have udmeldt kursisten.
Specielt for hf-e: Når der udstedes et hf-e bevis indberettes dette med en status gennemført Hvis kursisten har fået udstedt beviset, før uddannelsen er slut, vil der ved næste indberetning blive sendt en status optaget, og når slutdato nås, indsendes status gennemført.
Annullering af "Gennemført"
For tiden er det kun muligt at få annulleret en "Gennemført" til Ungedatabasen fra LUDUS ved at ændre det til en udmeldelse i stedet.
Når indberetningen læser fra uddannelsen at det er en udmeldelse og ser i loggen til Ungedatabasen at seneste indberetning var en "Gennemført", så sendes en Annullering til Ungedatabasen. Når annulleringen er accepteret af Ungedatabasen, vil LUDUS indsende et Afbrud i stedet - typisk dagen efter (ved næste indberetning).
Genindberetning til Ungedatabasen
Hver den sidste søndag i måneden, laver kørslen Indsend til Ungedatabasen - foruden de normale indberetninger - en genindberetning af de kursister, som Ungedatabasen har afvist. Det drejer sig om følgende fejl:
o 6 - Hændelsesdato:
Hændelsesdatoen må ikke fremdateres. Hændelsesdatoen for gennemførsel/afbrud
må ikke ligge efter registreringstidspunktet for hændelsen.
Fejlen skyldes, at der på et tidspunkt var forskel i mellem skolens servertid
og Ungedatabasens servertid, hvorfor visse indberetninger blev afvist.
Indberetningen er ændret således, at denne fejl ikke opstår mere. Der
er alene tale om genindberetning af tidligere opståede fejl. Nødvendige
rettelser genindberettes.
o 62 - Dublet:
Der er registreret en indberetning, hvor følgende er identisk: CPR-nummer, Institutionsnummer, Uddannelseskode, Hændelsesdato, Status Speciale (hvis udfyldt). Registreringstiderne er ikke nødvendigvis identiske. Ved samtidig afbrud og gentilmelding på samme uddannelse, skal afbruddet registreres først.
Fejlen opstod på et tidspunkt, hvor Ungedatabasen afviste kursister, der blev genindmeldt på samme uddannelse. Dette kun fx opstå, hvis der blev skiftet uddannelsesversion på en kursist fx fra version 1 til version 2 (se også om rettelsen ovenfor (Fuldtidskursister stx, hhx, hf og gif)), eller hvis en kursist af anden grund blev indberettet igen på samme uddannelse. Nødvendige rettelser genindberettes.
o 14 - Den unge findes ikke i UDB:
Der skal kun indberettes for unge med bopæl i Danmark. CPR-nummeret kan ikke genfindes i UDB i relation til en aktiv ung bosiddende i Danmark. Fejlen opstår typisk, hvis en kursist på et tidspunkt har adresse i udlandet:
Scenarie 1: Kursisten er i CPR-registeret registreret som bosiddende i udlandet ved tilmelding. Indberetningen ’Opret’ afvises af Ungedatabasen med fejl 14. Systemet genindberetter dette opret hver den sidste søndag i måneden, så længe kursisten er tilmeldt på skolen. Dette sikrer, at Ungedatabasen informeres, hvis kursisten flytter tilbage til Danmark.
Scenarie 2: Kursisten er i CPR-registeret registreret som bosiddende i Danmark ved tilmelding. Indberetningen går godt hos Ungedatabasen. Kursisten flytter senere til udlandet. Imens kursisten ifølge CPR-registeret er bosiddende i udlandet, udmeldes eller afslutter kursisten. Systemet indberetter et ’Gennemført’ eller ’Afbrud’. Denne indberetning afvises af Ungedatabasen med fejl 14. Dvs. kursisten står i Ungedatabasen som tilmeldt undervisning til vedkommende fylder 30 år.
Systemet genindberetter dette ’Gennemført’ eller ’Afbrud’ hver den sidste søndag i måneden. Hvis kursisten flytter tilbage til Danmark, modtager Ungedatabasen Gennemført eller Afbrud indberetning. Hvis kursisten ikke flytter tilbage til Danmark, genindberetter systemet ’Gennemført’ eller ’Afbrud’ indtil kursisten fylder 30 år. Dette sikrer, at Ungedatabasen er opdateret, så kursisten ikke vedbliver at stå som Optaget i Ungedatabasen.