Varsling (Fjern/flex)

AdgangAdgang-  forudsat systemadministrator har tildelt dette menupunkt til en brugergruppe du tilhører - hvis du er administrativ medarbejder

 

 

 

 

 

Via dette menupunkt, kan kursister på fjern/flex-hold varsles eller udmeldes i forhold til skolens procedure for dette. Inden anvendelsen skal der være oprettet skabeloner i menupunktet Skabeloner og  varsler i menupunktet Koder.

 

Fremsøgningen er delt op i en Simpel og Avanceret fremsøgning. Om den enkelte skole skal bruge den ene eller anden fremsøgning afhænger af, hvor kompliceret varslingsprocedure skolen ønsker at anvende.

 

I både den simple og den avancerede fremsøgning skal der altid vælges mindst 1 fagtype.

 

Eksempel på procedure der kan klares med simpel søgning:

  • Der varsles for én afdeling ad gangen
  • Der varsles hver fredag
  • Kursisten skal have modtaget to varsler af stigende alvor, før kursisten udmeldes fra et undervisningsmodul. Varslingskategorierne er 1. varsel fravær større end 10 % og 2. varsel fravær større end 20 %.
  • Der varsles efter samme regler for AVU, FVU og Gym.
  • Hvis kursisten efter at have modtaget 1. og 2. varsel har en fraværsprocent op over 25 % udmeldes kursisten.
  • Skolen sender første varsel via Besked i LUDUS Web, andet varsel og udmelding sendes via doc2mail.

 

Varsel efter ovenstående procedure i praksis:

  1. Først skal kursister med 100 % fravær femsøges og udtrækket skal sendes til SU medarbejderne, der ved SU afbrud skal tage stilling til om afbruddet skal indsendes med mærke i Ej begyndt

  2. Disse kursisterne udmeldes, evt. med mærke i Aldrig mødt og Udløser ikke biddrag.

  3. De kursister, der har over 25 % fravær, og som har modtaget 2. varsel, skal udmeldes
  4. De kursister, der har over 20 % fravær, og som har modtaget 1. varsel, skal have tilsendt 2. varsel
  5. De kursister, der har over 10 % fravær, og som IKKE har modtaget 2. varsel, skal have tilsendt 1. varsel

 

De fem varslingstrin med skærmprint:

Trin 1+2, Fremsøgning af kurister med 100 % fravær til SU medarbejder og evt. udmelding med mærke i Aldrig mødt og Udløser ikke bidrag:

 

 

 

 

Se søgekriterierne i skærmbilledet ovenfor

 

Den/de fremsøgte kursister skal udmeldes ifølge proceduren, bemærk at de har modtaget Varsel 2, og fravær er 100%.

  1. Eksporter listen og give den til SU-medarbejderne – hvis kursisten efter udmeldingens får afbrud SU skal SU-afbruddet måske markeres med Ej mødt.
  2. Udmeld kursisen med eller uden brev, og sæt evt. mærke i Aldrig mødt og Udløs ikke biddrag.

 

 

 

Trin 3 – Udmeld de kursister der har medtaget varsel 2, og som har 25 % fravær eller derover

 

 

 

 

Udmeld kursister med eller uden brev.

 

 

 

 

Trin 4 – Send varsel 2 til de kursister der ikke har modtaget det og som har modtaget varsel 1

 

 

Hvis der fremkommer kursister, skal de varsles med varsel 2 tilhørende den korrekte afdeling.

 

 

 

Trin 5 – Send varsel 1 til de kursister der ikke har modtaget varsel, og som har fravær over 10%

 

 

Hvis der fremkommer kursister skal de varsles med varsel 1 tilhørende den korrekte afdeling.

 

 

Varsel og udmeldelse med brev via Doc2Mail:

Kursister med erstatningspersonnummer kan ikke varsles via Doc2Mail. Hvis der er kursister med erstatningspersonnummer i listen, advarer systemet derfor om dette. Navn(e) på kursisten(erne) fremgår af advarslen, og disse skal herefter fravælges.

Hvis systemet af en eller anden grund ikke kan sende varslerne til DigitalPostkasse, sørger systemet for at varslerne ikke registreres i systemet, og der gives desuden en advarsel om dette.

 

Varsel og udmeldelse med brev via Mail:

Når der varsles/udmeldes via/med mail forudsættes det, at kursisten har registreret en gyldig mailadresse. Mailadresserne fremgår af fremsøgningsvinduet. Hvis du forsøger at varsle kursister uden mailadresse, giver LUDUS Web en meddelelse om dette, og du skal fravælge disse kursister, før du kan fortsætte.

 

Hvis systemet af en eller anden grund ikke kan få forbindelse til mailserveren, registreres varslerne ikke, og der gives desuden en advarsel om dette.

 

 

Forsendelse af varsler


De fejl, der opstår undervejs ved forsendelse af varsler, bliver samlet sammen og præsenteret i en dialog - sammen med beskeden om, hvor mange varsler der blev sendt. For hver fejl optræder en linje med fejlbeskeden vi modtager fra forsendelsessystemet (IMS eller OneTooX). Nederst i dialogens højre hjørne findes en download-knap, så kan eksportere indholdet af beskeden til en fil til efterfølgende viderebehandling.