Kørsler: Indberet til eksterne systemer

Under overskriften Indeberet til eksterne systemer er følgende kørsler er til rådighed:

	●	Dan indberetninger til AUB kost- og logiophold
	●	Dan indberetninger til AUB skoleophold
	●	Datavarehus - indberet AUD
	●	Datavarehus - indberet EUD
	●	Datavarehus - indberet EUD fravær
	●	Datavarehus - indberet GYM fravær
	●	EASY-P indberet kursister
	●	EASY-P indberet svendeprøver
	●	Indberet elever til Praktikpladsen
	●	Indsend AGYM indberetning
	●	Indsend UUDB-indberetning til US2000
	●	Indsend brugeroplysninger til UNI-LoginWS10
	●	Indsend fravær til praktikpladsen
	●	Indsend karakterer til Karakterdatabasen
	●	Indsend kontakter til Uddannelsespålæg
	●	Indsend kursistindberetning enkeltfag til STIL
	●	Indsend til Eksamensdatabasen GYM
	●	Indsend til Elevdatabasen
	●	Indsend til Elevplan
	●	Indsend til Elevplan - Synkroniser
	●	Indsend til Ungedatabasen
	●	Indsend til voksenuddannelsen
	●	Synkroniser tilmeldinger til voksenuddannelsen

Datavarehus - indberet EUD fravær

Alle institutioner, som varetager undervisning på erhvervsuddannelser, skal indberette fravær til STIL mellem den 2. og den 7. i hver måned. Det kan gøres med denne kørsel.

Konfiguration

Inden der kan indberettes, skal forbindelsen til STIL's webservice etableres i LUDUS Web System>>Indstillinger>>Kommunikation med eksterne systemer>>Datavarehus-EUD. Dette gøres ved at benytte knappen 'Nulstil konfiguration'.

Resultatet af kørslen, og dermed selve indberetningen, gemmes og kan ses i menupunktet Dataudvekslingslog.

Bemærk, at der kun indberettes tilbudte timer og fravær for de skemabrikker, hvor der er foretaget registrering af tilstedeværelsen. Det er altså vigtigt at sikre sig, at lærerne har foretaget disse registreringer, inden der indberettes.

Første kørsel
Første gang kørslen afvikles, er det vigtigt, at der indberettes fravær for hele perioden fra 1. august 2021 til og med senest afsluttede måned. Dette gøres ved at sætte indberetningsperioden, så startdatoen er 01.08.22, og slutdatoen er sidste dato i senest afsluttede måned:

Efterfølgende kørsler
Ved efterfølgende afviklinger af kørslen vil indberetningsperioden automatisk være sat til at være senest afsluttede måned, så det er nemt at indberette i starten af hver måned.
Indberetningsperioden kan ændres, hvis det er nødvendigt at indberette for en længere eller en anden periode.

Datavarehus - indberet GYM fravær

Alle institutioner, som varetager undervisning på gymnasiale uddannelser, skal hver måned indberette fravær til STIL i perioden fra og med den 2. til og med den 6. i hver måned. Det kan gøres med denne kørsel.

Konfiguration

Inden der kan indberettes, skal forbindelsen til STIL's webservice etableres i LUDUS Web System>>Indstillinger>>Kommunikation med eksterne systemer>>Datavarehus-GYM. Dette gøres ved at benytte knappen 'Nulstil konfiguration'.

Resultatet af kørslen, og dermed selve indberetningen, gemmes og kan ses i menupunktet Dataudvekslingslog.

Institutionsmapning

Kørslen 'Indsend AGYM Indberetning' understøtter institutionsmapning. Når der indberettes en kursistuddannelse med en institutionskode, der er mappet til en anden, vil indberetningen af denne og tilhørende data blive indberettet med den institutionskode, der er mappet til. Institutionsmapningen foretages via 'LUDUS Web System>>Indstillinger>>Institutionsmapning'.

Indberet elever til praktikpladsen

Teksten er på vej.

Indsend AGYM indberetning

AGYM indberetning indsendes fra og med skoleåret 2019/2020 hver måned, og indholder statistikdata for det seneste år. STIL omtaler typisk indberetningen som ’gymnasial aktivitet’.

Inden kørslen kan afvikles, skal skolen konfigurere forbindelsen til STIL fra 'LUDUS WebSystem >> Konfiguration >> Kommunikation med eksterne systemer >> AGYM indberetning enkeltfag til STIL' (trods navnet benyttes denne konfiguration her). Systemet foreslår default for alle værdier.

Indberetningens indhold fremgår af UVM's snitfladebeskrivelse Indberetningsstruktur for GYM-indberetning til Datavarehuset. Indberetning af lærere kræver, at der for hver lærer er angivet en ansættelsesdato og en kompetence (faglig kompetence eller undervisningskompetence).

Resultatet af kørslen, og dermed selve indberetningen, gemmes og kan ses i menupunktet 'Dataudvekslingslog'.

Kørslen 'Indsend AGYM Indberetning' understøtter institutionsmapning. Når der indberettes en kursistuddannelse med en institutionskode, der er mappet til en anden, vil indberetningen af denne og associerede data blive indberettet med den institutionskode, der er mappet til. Institutionsmapningen foretages via 'LUDUS Web System>>Indstillinger>>Institutionsmapning'.

Indsend UUDB-indberetning til US2000

Denne kørsel skal bruges til at indberettet til UUDB (Ungdoms Uddannelses Databasen).

Kørslen Indsend UUDB-indberetning til US2000 skal afvikles dagligt for at indberette til UUDB. Med denne kørsel indberettes daglige ændringer vedrørende de berørte kursisters (STX; HHX, HTX, HF, STK, hf-e og STX-e) start og slutdatoer, samt eventuelle markeringer af Udmeldt, ikke påbegyndt eller Er fortsætter. Kørslen indberetter ændringer frem i tiden og 1 år tilbage fra dags dato.

Indberetningen sker gennem den samme snitflade, som bruges til at indberette SU-oplysninger til US2000. Klik for at læse generelt om UUDB.

Efter afvikling af kørslen sendes der en besked til en eller flere valgte brugere hvis der er indberettet ændringer til UUDB.

Indsend karakterer til Karakterdatabasen

Indberetning af karakterer for 10. klasse til karakterdatabasen foretages via denne kørsel.

Kørslen indsender karakterer, der er afgivet på uddannelserne 332 EUD10 og 2119 10. klasse.

Der indsendes kun standpunktskarakterer og eksamenskarakterer, der har en offentlig-gørelsesdato. Standpunktskarakterer og eksamenskarakterer, der ikke har en offentlig-gørelsesdato, bliver ikke indberettet og kommer på fejllisten. Fejllisten sendes i en besked, der sendes af systemet ifm. afvikling af kørslen, til de brugere, der er valgt ifm. opsætning af kørslen. Beskeden kan de pågældende brugere se i menupunktet Postkasse.

Karakterer med værdien 93 eller 95 indsendes i øvrigt ikke og kommer ligeledes på fejllisten.

Læs mere om karakterdatabasen her.

Læs mere om valideringer fra STIL her https://viden.stil.dk/display/OFFTIOB/Karakterdatabasen

EG anbefaler at skolen får oprettet adgang til STIL Karakterdatabasen. Adgang gives fra STIL.support.

Indsend kontakter til Uddannelsespålæg

Skolen kan via denne kørsel indsende data om skolens kontaktpersoner på de kursister, der har uddannelsespålæg. Det er kun aktive kursister med uddannelsespålæg og kontakter, hvis slutdato ikke er overskredet, der indsendes.

Læs mere om Uddannelsespålæg her.

Indsend brugeroplysninger til UNI-Login WS10

Hvis skolen har tilkøbt UNI-Login til LUDUS Web, kan denne kørsel benyttes til at sende brugeroplysninger for kursister, lærere og administrative medarbejdere til STIL. Herefter vil STIL oprette UNI-Login til de personer, som ikke i forvejen har et UNI-Login, og opdatere eksisterende UNI-Login med adgang til LUDUS Web. Bemærk: Denne kørsel må ikke benyttes, hvis skolen indsender brugeroplysninger til UNI-Login via andre systemer, fx UMS.

Læs mere i Tips & Tricks Nr. 121: UNI-Login via LUDUS Web, som findes via oversigten over Tips & Tricks.

Kørslen kan afvikles som en daglig kørsel eller som en strakskørsel.

De viste parametre sættes i LUDUS Web Systemdelen Indstillinger >> Konfiguration >> UNI-Login.

Hvad betyder det for kursisternes/medarbejdernes UNI-Login, om de er med i dagens udtræk eller ej?

STIL benytter indberetningen til at vedligeholde UNI-Login. Efter at STIL har modtaget de data, der sendes til STIL, overfører STIL data til brugernes UNI-Login og opretter evt. nye UNI-Login til brugere, der ikke i forvejen har UNI-Login.

Når en kursist (eller medarbejder) er med i dagens udtræk, betyder det at kursistens (medarbejdens) eventuelle eksisterende UNI-Login opdateres med det institutionsnummer, som skolen har valgt skal tilknyttes til brugerens UNI-Login ( se mere i Tips & Tricks Nr. 121: UNI-Login via LUDUS Web). Hvis kursisten (medarbejderen) ikke i forvejen har et UNI-Login, oprettes der et.

Når en kursist (eller medarbejder) senere ikke længere er med i udtrækket, fjerner STIL kursistens (medarbejderens) tilknytning til institutionen, og kursisten (medarbejderen) kan ikke logge ind på LUDUS Web. eller andre af de services, brugeren havde adgang til via skolens tilknytning til skolen.

Hvem udtrækkes i dette udtræk og hvornår

Kursister, lærere og administrative medarbejdere udtrækkes.

Lærere og administrative medarbejdere udtrækkes indtil fratrædelsesdato (sættes i LUDUS).

Kursister udtrækkes, hvis de opfylder mindst et af følgende krav:

• De på udtræksdagen (eller i det nævnte antal dage bagud i tid) er tilmeldt et web hold
• De på udtræksdatoen er tilmeldt prøve i dansk 1, dansk 2, dansk 3 eller studieprøven til en aktuel eller fremtidig termin

• De har en DU forventet start dato, der er efter eller lig udtræksdagen (eller efter eller lig det nævnte antal dage bagud i tid)

Bemærk: Kursister med erstatningspersonnumre på formen 230687-abc0 eller 230687-bcd1 udtrækkes også, da den WS10 webservice hos STIL kan håndtere brugere med erstatningspersonnumre i dette format, dog under forudsætning af, at de indberettes med store bogstaver.

Når kørslen afvikles, konverteres de små bogstaver i erstatningspersonnummeret til store bogstaver. Når kørslen "Hent alle UNI-logins WS17" afvikles, indlæses UNI-login brugernavn og kodeord uanset om kursisten i LUDUS Suite er registreret med store eller små bogstaver i erstatningspersonnummeret.

NB! Når kursisten evt. senere får et rigtigt personnummer, vil de blive indberettet med dette personnummer og få et nyt UNI-login og password.

Om brugen af ” Indberet kursister indtil 30 dage efter sidste undervisningsdag”:

Hvis der står 0 i stedet for 30, betyder det, at kursisten er i udtrækket indtil sidste undervisningsdag, eller indtil sidste eksamensdag.

Hvis skolen ønsker, at kursister skal kunne logge ind på LUDUS Web med deres UNI-Login efter undervisning/eksamen, skal skolen vælge et antal dage, der er forskellig fra 0. NB! Dagene tælles i forhold til sidste undervisningsdag, ikke i forhold til eksamen.

Eksempel:

Undervisningen slutter ca. 14. maj, og skolen ønsker at kursisten skal kunne logge ind på LUDUS Web med UNI-Login indtil ca. 5. juli, for at de kan se deres karakterer. Så skal der stå 50 i stedet for 30 ovenfor i dialogen.

Antal dage sættes i LUDUS Web systemdelen under: Indstillinger >> Konfiguration >> UNI-Login.

Mulig konfiguration af udtrækket:

Via LUDUS Web Systemdelen kan skoler, der underviser i fuldtidsuddannelser (stx, hf, hhx m.m.) og bruger klasser, vælge af få klassebetegnelsen med i udtrækket i stedet for ’kursus’ i feltet ’MainGroupId’.

Se mere under i hjælpen til LUDUS Web systemdelen: Indstillinger >> Konfiguration >> UNI-Login.

Informationer under 'Afviklede kørsler':

Hvis en kursist, lærer eller administrativ medarbejder ikke har angivet et efternavn (fornavn) tilbageholdes disse personer fra indberetningen. Hvis skolen ønsker at få disse personer indberettet, skal der angives et eller flere bogstaver i efternavnet (fornavnet).

Indsend kursistindberetning enkeltfag til STIL

Kørslen ’ Indsend kursistindberetning enkeltfag til STIL’ erstatter udtræk fra LUDUS: System >> Udtræk >> UNI-C Statistik & Analyse…

For at kørslen kan afvikles skal brugeren indtaste en række oplysninger i LUDUS Web-systemdelen: Indstillinger >> Kommunikation med eksterne systemer >> Kursistindberetning enkeltfag til STIL. >> Rediger konfiguration.

Udfyld felterne:

Url:Er udfyldt, når brugeren modtager systemet
Brugernavn: Modtages fra STIL
Kodeord:Modtages fra STIL
Kontaktperson email: Email-adresse på den lokalt ansvarlige for kørslen på den enkelte institution.
Kontaktperson navn: Navn på den lokalt ansvarlige for kørslen på den enkelte institution.

Forbindelsen kan testes ved brug af knappen Test forbindelse.

Indsend til Eksamensdatabasen GYM

Eksamensdatabasen anbefaler, at der indsendes en gang dagligt hele året. Formålet er at sikre, at Eksamensdatabasen altid er opdateret med de rigtige karakterer.

Der kommer to beskeder i LUDUS Web og en eller flere mails fra Eksamensdatabasen (hvis der er oplyst en mailadresse til Eksamensdatabasen). De to beskeder er Indsendelse til Eksamensdatabasen og Statusopdatering fra Eksamensdatabasen.

Hvis det fremgår af disse beskeder, at der er fejl ved indberetningen, skal der ske opfølgning på disse via menupunktet Eksamensdatabasen.

Der sendes ingen beskeder og mail, hvis der ikke er noget at indberette til Eksamensdatabasen. Det kan være nødvendigt at kontrollere om kørslen afvikles, hvis man ikke modtager beskeder eller mails efter, at der er rettet i karakterer eller beviser. Kontroller fx om kørslen Indsend til Eksamensdatabasen GYM er afviklet - dette kan gøres på fanebladet Afviklede kørsler.

Institutionsmapning

Kørslen 'Indsend til Eksamensdatabasen GYM' understøtter institutionsmapning. Når der indberettes et bevis eller en karakter med en institutionskode, der er mappet til en anden, vil indberetningen af denne og tilhørende data blive indberettet med den institutionskode, der er mappet til.

Institutionsmapningen foretages via 'LUDUS Web System>>Indstillinger>>Institutionsmapning'.

Indsend til Elevdatabasen

Indberetning til Elevdatabasen blev implementeret august 2022.

Inden kørslen kan afvikles første gang, skal skolen konfigurere forbindelsen til STIL fra 'LUDUS Web System>>Konfiguration>>Kommunikation med eksterne systemer>>Elevdatabasen'.

Systemet udfylder automatisk alle felter.

Indberetningen indeholder data om fuldtidsgymnasiale kursister, og vi anbefaler, at kørslen afvikles hver nat, da enhver ændring skal indsendes senest dagen, efter at den er trådt i kraft.

Indberetningens indhold fremgår af UVM's snitfladebeskrivelse Elevdatabasen

Resultatet af kørslen, og dermed selve indberetningen, gemmes og kan ses i menupunktet 'Elevdatabasen'.

Læs mere om indberetningens indhold under menupunktet Elevdatabasen.

Institutionsmapning

Indsend til Ungedatabasen

Denne kørsel skal sammen med kørslen Hent svar fra Ungedatabasen bruges i forbindelse med indberetning til Ungedatabasen.

Det er vigtigt, at denne kørsel afvikles mindst 3 timer før kørslen Hent svar fra Ungedatabasen., så Ungedatabasen har tid til at behandle de indsendte data.

Bemærk: Kørslen kan ikke afvikles mellem klokken 22 og klokken 1.

Læs mere om selve indberetningen under menupunktet Ungedatabasen.

Læs her om fejlmeddelelser i forbindelse med de to kørsler med tilknytning til Ungedatabasen

Indsend til voksenuddannelsen

Denne kørsel indsender alle relevante data til voksenuddannelsen.

EG anbefaler at skolen opsætter denne kørsel til at køre som en natlig kørsel (hver nat)

Det er vigtigt, at der løbende tjekkes om indberetningerne til voksenuddannelsen er gået godt eller om der er fejl.

Hvis fejl, skal disse rettes og der skal ske en ny indberetning.

På menupunkt Voksenuddannelse indberetning vises resultatet af indberetninger til voksenuddannelsen.

Læs mere om Voksenuddannelse indberetning her.

Synkroniser tilmeldinger til voksenuddannelsen

Denne kørsel synkroniserer alle tilmeldinger til voksenuddannelsen hver nat.

Synkroniseringen sker løbende og der er ikke mulighed for at brugeren selv kan opsætte kørslen til afvikling.

Brugeren kan evt. selv synkronisere tilmeldinger fra bl.a. menupunkt Holdgrupper eller fra menupunkt Voksenuddannelsesindberetning

Det er vigtigt at der løbende tjekkes om indberetningerne til voksenuddannelsen er gået godt eller om der er fejl.

Hvis fejl, skal disse rettes og der skal ske en ny indberetning.

Læs mere om Voksenuddannelse indberetning her.