Gøremål
AdgangAdgang hvis du er administrativ medarbejder eller lærer
I dette menupunkt kan du efterbehandle de gøremål, som er tildelt kursister i menupunkterne Kursist eller Studievejledning. Kursisten ser sine tildelte gøremål i menupunktet Aktuelt (hvis elementet To-do er tildelt) og på fanebladet To-do i menupunktet Kursist.
- Tildeling af gøremål til kursist
- Kursistens gennemførelse af gøremål
- Skolens behandling af afsluttede gøremål
- Skolens opfølgning på udestående gøremål
- Tekniske forudsætninger
Individuel tildeling af gøremål til kursist
Nye individuelle gøremål kan tildeles en kursist fra menupunkterne Kursist og Kursistadm og Studievejledning. Alle stederne forudsætter tildeling af gøremål, at en kursist er fundet frem, og i begge menupunkter foretages tildeling af et gøremål via en sort menu (Funktioner eller Udfør), der er placeret umiddelbart under søgefeltet i vinduets øverste venstre hjørne.
Når du vælger funktionen Tildel gøremål, præsenteres først en dialog med en oversigt over de uafsluttede gøremål, der p.t. er tildelt kursisten (også, når listen er tom). I dialogens nederste højre hjørne kan du benytte knappen Tildel gøremål til at tildele et nyt af de gøremål, som skolen har valgt at anvende.
I menupunktet Kursist er der desuden på fanen To-do en mere direkte adgang til at tildele nye gøremål, idet kursistens gøremål allerede vises her. Når du klikker på et gøremål på denne fane, åbnes en dialog, der viser gøremålet, som det præsenteres for kursisten. På denne dialog har du mulighed for at slette gøremålet (for det tilfælde, at det er blevet tildelt ved en fejl).
Fra denne fane er der mulighed for at se hvorledes gøremålet vil blive præsenteret for kursisten, og for at slette gøremålet (hvis det var blevet tildelt kursisten ved en fejl).
Ved tildeling af gøremål af typerne Kontaktoplysninger, Tro-og-love-erklæring og Videregivelse af oplysninger skal brugeren tage stilling til, hvilken kontaktgruppe der skal færdigbehandle det afsluttede gøremål. Som udgangspunkt vil den kontaktgruppe, som brugeren sidst anvendte ved tildeling af det pågældende gøremål, være valgt, og såfremt det er første gang, brugeren tildeler det pågældende gøremål, vil en eventuel standardkontaktgruppe fra konfigurationen af gøremålet være valgt.
Ved tildeling af et dokumentationsgøremål kan brugeren redigere titel, instruks og kontaktgruppe inden gøremålet tildeles.
Kollektiv tildeling af gøremål til kursister
LUDUS Web indeholder en mulighed for at tildele gøremål til flere kursister på en gang. Foreløbig gælder det kun gøremålet Skriveformer, som benyttes til i forbindelse med skriftlig eksamen at lade kursister vælge mellem at benytte egen pc, egen it-rygsæk eller skolens pc, eller at skrive i hånden.
Processen omkring valg af skriveformer er beskrevet i dette link.
Kursistens gennemførelse af gøremål
Kursisten har mulighed for at afslutte sine tildelte gøremål fra menupunkterne Aktuelt og Kursist.
- Dokumentation
Kursisten gennemfører et gøremål af typen ’Dokumentation’ ved at uploade et eller flere dokumenter. Dokumenterne placeres i kursistens dokumentarkiv og kan efterfølgende læses og kategoriseres af sagsbehandleren. - Videregivelse af oplysninger
Kursisten gennemfører dette gøremål ved at angive om oplysningerne (om kursisten) må videregives eller ej. I instruksen til kursisten bør det tydeligt fremgå hvad konsekvenserne af kursistens valg vil være. Når kursisten afslutter gøremålet opdateres oplysningen ’Må videregive opl.’ på kursistens staminformation med kursistens valg og der kræves ikke yderligere sagsbehandling af gøremålet. Betydningen er beskrevet under Generelt>>Tilladelse til at videregive oplysninger. - Kontaktoplysninger
Dette gøremål anvendes til at få kursisten til at ajourføre sine kontaktoplysninger eller til at bekræfte, at kontaktoplysningerne er korrekte. Kursisten præsenteres for de eksisterende oplysninger om mobiltelefon, alternativ telefon og mailadresse. Når kursisten afslutter gøremålet, opdateres oplysningerne om kursisten i systemet, og der kræves ikke yderligere sagsbehandling. - Tro- og love erklæring
Dette gøremål benyttes til at indsamle oplysninger om kursistens eventuelle Optagelsesoplysninger og om kursistens uddannelsesbaggrund. Når kursisten har afsluttet dette gøremål vil der dels blive genereret et dokument i kursistens dokumentarkiv (i mappen ’Dokumenter til sagsbehandling’) som fastholder kursistens registreringer, og dels vil disse registreringer danne udgangspunkt for den efterfølgende sagsbehandling. - Skriveform
Dette kollektivt udsendte gøremål benyttes til at indsamle oplysninger om kursisternes ønsker til skriveformer.
Skolens behandling af afsluttede gøremål
Gøremål af typerne ’Dokumentation’ og ’Tro- og love erklæring’ skal behandles af en medarbejder før gøremålet er endeligt afsluttet. Dette arbejde gennemføres fra menupunktet Gøremål i fanen Sagsbehandling.
Når du åbner menupunktet Gøremål, skal du vælge, om du vil behandle kollektive gøremål (indtil videre omfatter dette kun Skriveformer) eller individuelle gøremål (vælg Øvrige).
Hvis du vælger Øvrige, vises et faneblad med samtlige uafsluttede individuelt tildelte gøremål, der skal færdigbehandles af en af de kontaktgrupper, som du er medlem af.
Du kan sortere gøremålene på kolonnen Kursist for at kunne behandle gøremål fra én bestemt kursist ad gangen.
Du kan benytte filteret til at afgrænse omfanget af gøremål til kun at omfatte dem til en given kontaktgruppe, med en given status, af en given type eller en kombination af disse afgrænsninger.
Behandlingen af et gøremål påbegyndes ved at klikke på blyanten ud for gøremålet. På dette tidspunkt tager du ’ejerskab’ af gøremålet, og status på dette ændres til ’Under behandling’. Der er herefter ikke længere mulighed for, at en anden bruger kan påbegynde behandling af samme gøremål. Hvis du fortryder behandlingen af gøremålet, ophæves ejerskabet og status ændres tilbage til ’Afsluttet af kursist’. Hvis din browser lukkes, inden gøremålet er færdigbehandlet, vil du fortsat have ejerskab over gøremålet, og status på dette vil være ’Under behandling’, men du kan ikke umiddelbart genoptage behandling af gøremålet. Du vil være nødt til at ophæve ejerskabet ved at benytte det røde kryds ud for gøremålet, og derefter overtage ejerskabet igen.
Behandling af Tro-og-love-erklæring
Ved færdigbehandling af dette gøremål kan du flytte det dokument, der blev dannet ifm. kursistens afslutning af gøremålet, til en relevant kursistmappe (kun dem, hvor du har rettigheder til at tilføje dokumenter). Som udgangspunkt er dette dokument placeret i mappen Dokumenter til sagsbehandling. Du har mulighed for at downloade og læse dokumentet direkte fra denne dialog.
Herudover kan du gennemføre en registrering af følgende oplysninger om kursisten på baggrund af de oplysninger, kursisten selv har anført:
- Afleveret tro og love erklæring vedr. Optagelsesoplysninger
- Dato for tro og love erklæring vedr. Optagelsesoplysninger
- Forsørgelsesgrundlag
- Yderligere info vedr. Optagelsesoplysninger
Gøremålet afsluttes ved at trykke på Gem og luk, hvorved de angivne oplysninger gemmes på kursisten.
Behandling af indsendt dokumentation
Ved færdigbehandling af dette gøremål bliver du præsenteret for den instruks, som kursisten har fået til hjælp ved opfyldelse af gøremålet, og for de dokumenter, som kursisten har uploadet.
Du kan downloade og læse de medsendte dokumenter, og du kan flytte hvert enkelt dokument til en relevant kursistmappe (kun dem, hvor du har rettigheder til at tilføje dokumenter).
Ved hjælp af knappen Tildel nyt gøremål kan du tildele kursisten nye gøremål.
Opfølgning på udestående gøremål
Opfølgning på de gøremål, som er tildelt kursisterne, og som de endnu ikke har afsluttet, gennemføres via fanebladet Opfølgning.
Når fanebladet vælges, er det tomt. Først når du benytter knappen Anvend filter, udfyldes listen med uafsluttede gøremål. Hvis du ikke angiver nogen afgrænsningskriterier i filteret, får du en liste med samtlige uafsluttede gøremål, som skal færdigbehandles af en af de kontaktgruppe, som du er medlem af.
Du kan benytte filteret til at afgrænse listen over uafsluttede gøremål til kun at omfatte dem, der skal behandles af en given kontaktgruppe, dem er tildelt efter en given dato, dem der er tildelt før en given dato eller en kombination heraf.
Du kan sortere listen på på ID (eller Kursist) for at få grupperet de uafsluttede gøremål pr. kursist.
Du kan lukke et gøremål ved at anvende det røde kryds ud for gøremålet. I forbindelse med lukning af et gøremål, kan du anføre en forklaring på, hvorfor gøremålet blev lukket.
Du kan sende en besked til kursisten, der mangler at afslutte gøremålet, ved at anvende den gule besked-knap ud for gøremålet.
Tekniske forudsætninger
For at gøremål kan tages i brug, skal der gøres følgende:
- Tildeling af menupunkter: De relevante brugergrupper skal have tildelt menupunkter og faneblade
- Oprettelse af kontaktgrupper: Der skal oprettes kontaktgrupper
- Konfiguration: Gøremålene skal konfigureres
Menupunkter tildeles
I systemdelen af LUDUS Web skal der tildeles menupunkter og faneblade til nogle brugergrupper.
Kursister skal have tildelt menupunktet Aktuelt (med elementet To-do) og/eller menupunktet Kursist med et af fanebladene To-do eller Aktuelt.
En brugergruppe med relevante administrative medarbejdere skal have tildelt menupunktet Gøremål.
En brugergruppe (eventuelt den samme) med relevante administrative medarbejdere skal have tildelt funktionen Tildel gøremål i mindst et af menupunkterne Kursist og Studievejledning.
Eventuelt skal en brugergruppe med relevante lærere også have tildelt menupunktet Gøremål.
Eventuelt skal en brugergruppe (eventuelt den samme) med relevante lærere også have tildelt funktionen Tildel gøremål i mindst et af menupunkterne Kursist og Studievejledning.
Kontaktgrupper oprettes
Kontaktgrupper oprettes i menupunktet Koder. De skal bruges i forbindelse med konfigurationen af gøremål og skal derfor oprettes først.
Konfiguration
I systemdelen af LUDUS Web skal det vælges, hvilke gøremål skolen vil benytte, og de valgte gøremål skal hver konfigureres med blandt andet en af de kontaktgrupper, der forinden er oprettet.
x